В какой срок организация обязанавозместить перерасход по авансовому отчету

Организация имеет право производить расчеты с другими лицами (и юридическими, и физическими) как в безналичном порядке, так и наличными деньгами (п. 2 ст. 861 ГК РФ). Расчеты в безналичном порядке чаще всего производятся платежными поручениями (ст. 862 ГК РФ).

При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или в ином банке (п. 1 ст. 863 ГК РФ). Для расчетов наличными деньгами (если только получатель не приходит за ними непосредственно в кассу организации) плательщик должен выдать определенную сумму своему сотруднику.

Такая выдача наличных денежных средств называется подотчетной. Под отчет могут выдаваться, в частности, деньги на командировочные, хозяйственные, представительские и другие расходы.

Сотрудник, произведя в установленный срок расчеты, должен отчитаться перед родной конторой в целевом расходовании полученных им денежных средств, то есть подтвердить оправдательными документами, что деньги были потрачены именно на те цели, на которые и были выданы*.

*Индокитайский проиграл в польский банчок 7384 рубля 03 коп. казенных денег. Как Индокитайский ни вертелся, как ни доказывал в соответствующих инстанциях, что 03 коп. он израсходовал на пользу государства и что он может представить на указанную сумму оправдательные документы, ничто ему не помогло. И. Ильф, Е. Петров. «Золотой теленок», глава XI

Не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные деньги (или со дня выхода на работу после возвращения из командировки) получивший их работник должен предоставить авансовый отчет о расходовании полученных денежных средств и приложить к нему подтверждающие (оправдательные) документы.

После проверки авансового отчета в бухгалтерии, подписания его главным бухгалтером и утверждения руководителем организации перерасход (если денег было потрачено больше, чем получено) выплачивается сотруднику.Если денег было потрачено меньше — остаток вносится в кассу.

Но далеко не всегда подотчетники свято блюдут кассовую дисциплину. И где-то кто-то кое-где порой нарушает установленный срок сдачи авансовых отчетов (на несколько дней, недель, месяцев, а то и лет).

По мнению Минтруда России (письмо от 12.12.2014 № 17-3/В-609), и Роструда (письмо от 24.01.2020 № ПГ/37606-6-1) в случае нарушения срока предоставления авансового отчета или невозврата остатка подотчетных средств работодатель вправе по окончанию месяца, следующего за месяцем, в котором сотрудник должен был отчитаться по полученному авансу, удержать эти деньги из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник вернулся из командировки, например, в середине сентября, и так и не представил авансовый отчет, то удержание можно будет произвести при расчете его зарплаты за октябрь, то есть в ноябре.

Если такового удержания в ноябре (из октябрьской зарплаты) произведено не будет, то данную подотчетную сумму, по мнению чиновников, следует считать доходом сотрудника также за октябрь со всеми вытекающими последствиями — удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов. Таких же выводов придерживается и финансовое ведомство (письма Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, от 16.12.2019 № 03-04-06/98341).

Однако, по нашему мнению, право удержать остаток невозвращенного подотчета из зарплаты не означает обязанность это сделать. Кроме того, следует принять во внимание, что ст. 230 НК РФ, которая однозначно определяет дату признания дохода, из которого необходимо удержать НДФЛ, такого критерия, как месяц, следующий за месяцем истечения срока подачи авансового отчета, не содержит.

И несоблюдение сотрудником (да и руководством) требований Порядка ведения кассовых операций, равно как и требований п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 еще не означает бесспорного получения им дохода, равно как и обязанности работодателя удержать из этого дохода НДФЛ. Доход возникнет, когда работодатель примет решение (оформленное распорядительным документом) считать эти деньги доходом. При этом также следует иметь в виду, что складывающаяся арбитражная практика все-таки признает, что выданные в подотчет сотрудникам (чаще всего — руководителям) денежные средства следует признать их доходом в случае их невозврата либо непредоставления оправдательных документов в течение длительного времени. (Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 по делу № А53-8405/2011, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.12.2015 № Ф02-6431/2015 по делу № А78-7155/2015, Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450 по делу № А78-7155/2015, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016 по делу № А66-8581/2015 и еще ряд других).

Но во всех этих делах речь, во-первых, идет о довольно крупных суммах (миллионах, а то и десятках миллионов рублей), и, во-вторых, действительно длительных сроках — полутора-двух, а то и больше годах. То есть руководители организаций (зачастую они же и собственники), перепутав личную шерсть с государственной, и считая, что деньги его конторы — его личные, попросту брали их в кассе. Кассир (или бухгалтер), естественно, не мог отказать хозяину. Напомнить лишний раз, что деньги надо вернуть, или хотя бы отчитаться в их использовании, сами понимаете, нешуточный шанс лишиться работы. А уже предложение удержать с них НДФЛ повышает вероятность увольнения еще больше.

Но когда речь идет о сотнях или тысячах рублей, за которые сотрудник, допустим, мотающийся месяцами по командировкам без заезда в родную контору, физически иногда не успевает отчитаться, возможность отбиться от претензий налоговиков несколько выше. Хотя дать стопроцентной гарантии, естественно, нельзя.

Возможно, и для организации, и для сотрудника, будет проще, если остаток подотчетной суммы в полторы-две тысячи рублей, которые он действительно израсходовал по делу, но не получил подтверждающих документов, удержать из его зарплаты (либо присоединить к его облагаемому доходу). Потом это можно будет компенсировать премией.

Но выбор, как всегда, за руководством организации.

• авансовый отчет
• подотчет
• расчеты с подотчетными лицами

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом с 30.11.2020 изменились. До этой даты они были строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок.

Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете и какие нововведения коснулись авансовых отчетов, вы узнаете из этой статьи.

Вам помогут документы и бланки:

• Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом
• Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц
• Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка
• Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц
• Итоги

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

Одно из нововведений в порядке ведения кассовых операций — с 30.11.2020 отменили 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом.

Напомним, что за полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должно было отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

• после окончания периода, на который были получены средства;
• после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо было отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Но с 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У данное требование было изменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Подробнее о нововведениях узнайте из материалов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2020 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли ваши сотрудники оформляют и своевременно ли сдают авансовые отчеты. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Как оформляется авансовый отчет, читайте в этой статье.

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог.

Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

• по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
• по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
• по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

На отдельные вопросы налогоплательщиков ответил С. Н. Шаляев — советник государственной гражданской службы РФ 1 класса. Изучить ответы специалиста можно в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Дебет

Кредит

Учет расчетов с подотчетными лицами

Сотрудники компании получают под отчет денежные средства для покупки товаров, оплаты оказанных услуг и выполненных работ. Как организовать расчеты с подотчетными лицами, каким образом учитывать такие расчеты в бухгалтерском учете, изложим далее в нашей статье.

Подотчетные лица — кто они?

• генеральный директор;
• работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использование денежных средств в качестве средства платежа;
• работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в указании № 3210-У.

Выдать подотчетные денежные средства физлицу, не являющемуся работником компании, по общему правилу нельзя. Исключение составляют физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор, например, подрядчики, исполнители (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетным лицом происходят в следующем порядке.

1. Оформляют заявление или приказ на выдачу денег. Как правильно составить эти документы, мы расскажем ниже.

2. Выдают деньги. Это могут быть наличные средства из кассы предприятия или безналичные, перечисляемые на карту сотрудника или корпоративную карту. При перечислении подотчета на карту в приказе или заявлении о выдаче денег надо указать ее реквизиты, а в назначении платежа платежного поручения — что средства перечислены под отчет. Например, «аванс на командировочные расходы», «под отчет на хозяйственные нужды».

Код вида дохода не указывают. Наличные в под отчет выдают по расходному кассовому ордеру (п. 6.3 указания № 3210-У, письмо ЦБ от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700).

3. Утверждают авансовый отчет. В нем подотчетное лицо должно заполнить графы 1–6 оборотной стороны, в которых следует указать:

• в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку;
• в графах 2–4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), либо наименование расхода (например, суточные);
• в графах 5–6 — суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.

Подотчетник должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне и привести расшифровку подписи. А также пронумеровать подтверждающие документы в том порядке, в котором они записаны в графах 1–6 оборотной стороны авансового отчета, и приложить их к отчету.

После получения отчета бухгалтер должен проверить:

• целевое расходование денежных средств;
• наличие указанных в отчете оправдательных документов, подтверждающих расходы;
• правильность оформления оправдательных документов;
• правильность подсчета указанных в отчете сумм.

При отсутствии бухгалтера (главного бухгалтера) авансовые отчеты проверяет руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У).

После проверки авансового отчета бухгалтер заполняет свою часть отчета: на оборотной стороне по строкам, заполненным подотчетным лицом, в графах 7–9 проставляет суммы расходов, принятые к учету, и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы.

На лицевой стороне проставляют:

• номер авансового отчета (указывают при принятии отчета у подотчетного лица одновременно с заполнением расписки);
• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• сумму полученного подотчетным лицом аванса. Деньги, выданные из кассы и перечисленные на платежную карту, необходимо прописать в разных строках;
• сумму израсходованных подотчетным лицом средств, равную сумме, которая указана по строке «Итого» в графах 7 и 8 авансового отчета;
• сумму остатка или перерасхода подотчетных средств (с учетом остатка (перерасхода) по предыдущему авансу);
• бухгалтерские записи. Номера дебета счетов (субсчетов) должны соответствовать номерам счетов (субсчетов), которые указаны в графе 9 оборотной стороны авансового отчета;
• в строке «Приложение _____ документов на _____ листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
• сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Заполненный и проверенный отчет подписывает бухгалтер или главный бухгалтер (при их отсутствии — руководитель). Авансовый отчет утверждает руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У).

Срок утверждения авансового отчета законодательно не регламентирован.

Его устанавливает генеральный директор компании. Такой срок закрепляют внутренними документами (например, отдельным приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией (приказом) по порядку расчетов с подотчетными лицами).

Дату утверждения авансового отчета, а также утверждаемую сумму руководитель указывает в шапке отчета и заверяет подписью.

4. Проводят окончательный расчет с подотчетным лицом. Если из утвержденного авансового отчета следует, что работник потратил больше, чем получил в качестве аванса, то компания должна возместить ему перерасход по авансовому отчету.

Окончательный расчет по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, нужно провести после утверждения отчета в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Такой срок закрепляют внутренними документами.

Расчет наличными деньгами оформляют расходным кассовым ордером (п. 6 указания № 3210-У). В строке «Основание» нужно прописать:

«Перерасход по авансовому отчету от ________ № ____.

На основании РКО вносится запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 указания № 3210-У).

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно и в безналичном порядке, перечислив деньги на его карту. В платежном поручении в строке «Назначение платежа» нужно указать «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от ________ № ____».

Факт возмещения перерасхода отражается в авансовом отчете. В нем проставляют сумму выплаты, номер и дату РКО (платежного поручения). Такую запись может заверить как кассир, выдавший наличные деньги, так и бухгалтер, ответственный за оформление авансового отчета.

Если из утвержденного авансового отчета следует, что у сотрудника остался неизрасходованный остаток подотчетной суммы, то его необходимо вернуть.

Остаток можно внести в кассу компании наличными. В этом случае операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу нужно выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп.

5.1 п. 5 указания № 3210-У).

Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет компании, то рекомендуем подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». Факт возврата остатка фиксируется в авансовом отчете. В нем проставляются сумма возвращенного остатка, а также реквизиты перевода (приходного кассового ордера).

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Обязанность разрабатывать положение о расчетах с подотчетными лицами законодательно не закреплена. Однако его наличие позволяет установить общие правила о выдаче и расходованию подотчетных сумм. Положение — это локальный нормативный акт, поэтому его нужно утвердить приказом руководителя.

В положение целесообразно включить:

• срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм;
• срок рассмотрения заявления руководителем (иным уполномоченным должностным лицом);
• предельные сроки, на которые выдаются денежные средства. Можно установить различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на хознужды, закупку материалов и так далее);
• срок для проверки авансового отчета бухгалтерией (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
• срок для утверждения авансового отчета руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
• срок для окончательного расчета (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
• срок для отчета по суммам, выдаваемым в безналичной форме (за исключением средств на командировочные расходы, отчет по которым надо представлять в течение трех рабочих дней срок (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
• другие сведения и правила, которые организация сочтет полезными (например, перечень документов, подтверждающих те или иные расходы).

В качестве приложений к положению можно утвердить формы используемых документов (например, форму заявления о выдаче денег под отчет).

Заявление на выдачу средств под отчет

Для получения денег под отчет сотрудник может написать заявление. В нем необходимо прописать:

• требуемую сумму;
• для чего нужны деньги, например, на покупку канцтоваров, командировочные расходы и так далее;
• срок, на который выдаются средства, если он не установлен внутренним документом организации или распоряжением руководителя;
• дату составления.

Если подотчетные средства перечисляются на банковскую карту подотчетного лица, то в заявлении должны быть приведены реквизиты карты (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление подписывает работник. А руководитель проставляет свою визу, например: «Выдать».

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Можно не требовать от работника заявление на выдачу средств под отчет, а оформлять (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У):

• отдельный приказ руководителя на каждую выдачу наличных денег под отчет каждому работнику;
• один общий приказ на несколько выдач. Причем один документ может быть составлен на нескольких подотчетников.

Приказ (иной распорядительный документ) составляют в произвольной форме. В нем указывают:

• фамилию, имя и отчество лица (лиц), которому выдаются деньги под отчет;
• выдаваемую сумму;
• срок, на который выдаются деньги;
• на что нужно израсходовать деньги;
• реквизиты банковской карты подотчетного лица, если производится безналичный расчет.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами отражают на счете 71:

• записи по дебету — выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;
• записи по кредиту — расходование подотчетной суммы и возврат остатка неиспользованных средств.

При выдаче денежных средств работнику под отчет у компании не возникает расхода, поскольку не происходит уменьшение экономических выгод в смысле п. 2 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Выданные средства учитывают как дебиторскую задолженность работника по подотчетным суммам (п. 16 ПБУ 10/99).

Дебиторскую задолженность подотчетного лица списывают на основании первичного документа — авансового отчета.

Его составляют на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые подтверждают расходы подотчетника. В них содержится информация о понесенных расходах. Эти документы и являются оправдательными, на основании которых составлен первичный документ.

Если же оправдательные документы содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, то их можно использовать в качестве первичных документов.

Проводки при выдаче средств под отчет

Выданные подотчетному лицу наличные денежные средства отражаются следующей бухгалтерской записью.

Операция

Дебет

Кредит

Отражена выдача денежных средств под отчет из кассы

Если у подотчетного лица остались денежные средства, то в случае их возврата, используют следующую проводку.

Операция

Дебет

Кредит

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы

Если подотчетнику не хватило полученных средств и он израсходовал свои, то при возмещении трат используют такую бухгалтерскую запись.

Операция

Дебет

Кредит

Выплачен перерасход по авансовому отчету из кассы

Проводки при учете расходов по авансовому расчету

При учете расходов используют следующие поводки.

Операция

Дебет

Кредит

Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке (расходы на такси в месте командировки, затраты на услуги почты и др.)

Отражена оплата подотчетным лицом материалов

Отражена оплата поставщику через подотчетное лицо

Оприходованы товары (иные ценности)

Проводки при перечислении подотчетных средств на карту

Если расчеты с подотчетным лицом проводятся с использованием банковской карты, то проводки будут следующими.

Операция

Дебет

Кредит

Отражено перечисление денежных средств под отчет на банковскую карту работника

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации

Перерасход по авансовому отчету перечислен на банковскую карту подотчетного лица

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводят ежегодно в рамках годовой инвентаризации.

Существуют и другие случаи, когда инвентаризация расчетов обязательна, например, при реорганизации организации (ч. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Дополнительно можно провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами в любое время. Конкретные сроки проведения проверки определяет руководитель.

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами нужно проверить по каждому из них (п. 3.47 методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

• суммы выданных авансов согласно приказам руководителя или заявлениям работников;
• даты их выдачи и целевое назначение;
• отчеты по выданным авансам и наличие к ним первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм;
• соответствие авансовых отчетов целевому назначению полученных денежных средств.

Также нужно проверить соблюдение подотчетным лицом сроков предоставления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных сумм. Если на дату проведения инвентаризации за работником числится задолженность по подотчетным суммам, необходимо убедиться, что срок их возврата не истек.

Результаты проведенной инвентаризации оформляют актом инвентаризации (п. 2.5 методических указаний). Можно использовать унифицированную форму № ИНВ-17 либо разработать форму акта самостоятельно.

В акт заносят выявленные по каждому работнику суммы дебиторской и кредиторской задолженности, а также суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности и другие долги, нереальные для взыскания (п. 2.6 методических указаний).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.

При применении унифицированной формы № ИНВ-17 предварительно нужно составить справку, содержащую информацию о дате и основании возникновения задолженности.

Применяемые формы документов необходимо утвердить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

• подотчетное лицо
• подотчетные средства
• расчеты с подотчетными лицами
• бухгалтерские проводки

Каков порядок возмещения по авансовому отчету?

Возмещение расходов по авансовому отчету становится необходимостью, когда истраченная работником сумма оказывается больше, чем полученный им аванс на расходы. Однако расходы должны иметь однозначное документальное подтверждение. Рассмотрим процедуру возмещения и наиболее проблемные ситуации с подтверждающими документами.

• Выдача денежных средств под отчет и их возврат
• Расходы, подлежащие возмещению при отправке работника в командировку
• Возмещение расходов на проезд
• Возмещение расходов на наем помещения
• Возмещение суточных
• Итоги

Выдача денежных средств под отчет и их возврат

До 19.08.2017 согласно п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У наличные деньги выдавались под отчет при обязательном соблюдении следующих условий:

• Работник полностью погасил задолженность по ранее полученной сумме.
• Имеется его заявление на выдачу денег, подписанное руководителем (или ИП). В заявлении указана сумма, которую необходимо выдать, и срок, на который она выдается.

С 19.08.2017 обоих этих условий коснулись изменения (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У). Первое отменено, а второе перестало быть обязательным. Теперь выдача подотчетных сумм может осуществляться не только по заявлению работника, но и на основании распорядительного документа, подписанного руководителем (или ИП).

Отчитаться за использование выданной суммы работник должен в течение:

• установленного работодателем количества дней по истечении срока, указанного в заявлении на выдачу или в распорядительном документе;
• в течение 3-х рабочих дней после возвращения из командировки.

Для этого работник составляет авансовый отчет. Отчет сдается бухгалтеру, главному бухгалтеру (а если их нет, то руководителю) вместе с подтверждающими расходы документами. Сроки утверждения отчета законодательно не закреплены — они устанавливаются руководителем.

О том, что проверяет бухгалтерия в авансовых отчетах, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете» .

Форму авансового отчета можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже.

Если выданная сумма была потрачена не полностью, остаток должен быть возвращен работником в кассу. Если этого не произошло или работодатель не утвердил отчет, можно удержать невозвращенную работником сумму из его зарплаты. Это позволяет сделать ст.

137 ТК РФ.

Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

На практике встречаются ситуации, когда работник расходует больше, чем ему выдали, или приобретает что-то для нужд организации за свой счет. Эту сумму можно выплатить работнику. Подтверждением того, что расходы экономически обоснованы, является утвержденный руководителем авансовый отчет.

При этом выплаченная сумма не рассматривается как доход, полученный работником, с нее не удерживается НДФЛ.

О том, всегда ли для подтверждения расходов нужен кассовый чек, читайте в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Расходы, подлежащие возмещению при отправке работника в командировку

При отправке работника в командировку организация возмещает ему:

1. Расходы на проезд.
2. Расходы на наем помещения.
3. Суточные.
4. Другие расходы, письменно разрешенные работодателем.

Обязанность работодателя возмещать вышеперечисленные расходы закреплена в ст. 168 ТК РФ. Их размеры согласно этой же статье должны быть закреплены в локальных нормативных актах (например, в приказе по организации или положении о командировках) или коллективном договоре.

В какой срок возместить подотчетному лицу перерасход по авансовому отчету, подробно разъяснили эксперты КонсулььтантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный демо-доступ к системе К+ и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Возмещение расходов на проезд

Основанием для возмещения таких расходов являются проездные документы, чаще всего билеты. Кроме проезда возмещаются расходы на услуги по оформлению проездных документов и использование в поезде постельного белья.

Если работник покупал не бумажные, а электронные билеты, то для подтверждения проезда по железной дороге он должен приложить к авансовому отчету распечатанную квитанцию. А для подтверждения авиаперелета — квитанцию на бумажном носителе и посадочный талон (письмо Минфина России от 14.01.2014 № 03-03-10/438).

Возмещение расходов на наем помещения

Документами, свидетельствующими о проживании командированного в гостинице, являются счет-фактура, гостиничный бланк, счет или кассовый чек. Если сотрудник останавливался в частном секторе, необходим договор с собственником о найме жилого помещения и документ, подтверждающий оплату (например, расписка).

ВАЖНО! При проживании командированного в частном секторе принять НДС к вычету не получится. С гостиничных услуг НДС к вычету можно принять на основании счета-фактуры, а также гостиничного бланка, счета или чека. Но для этого налог в вышеперечисленных документах должен быть выделен отдельной строкой.

Если этого нет, налоговая может отказать в вычете.

Возмещение суточных

Существенные изменения, вступившие в силу в 2015 году, текста положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) касаются отмены таких документов, как служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о выполненном поручении.

Пока в ходу было командировочное удостоверение, количество дней командировки определялось именно по нему. С 08.01.2015 документами, подтверждающими продолжительность командировки, стали проездные документы. А с 08.08.2015 к их числу добавились документы о найме жилого помещения.

С этой же даты для расчета суточных можно использовать служебную записку или другой документ (например, письмо), в котором принимающая сторона подтверждает прибытие и выбытие командированного сотрудника.

Итоги

Работнику может быть выдан под отчет аванс, об использовании которого он должен отчитаться в установленные законом сроки. В качестве отчетности работник составляет авансовый отчет, прикладывая к нему документы, подтверждающие произведенные им расходы. Сумму, оказавшуюся израсходованной сверх суммы выданного аванса, работодателю, согласному с показанными в отчете расходами, придется выдать работнику дополнительно.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.