Как исправить запись в трудовой книжке

05.11.2020 распечатать Если в трудовой книжке не пронумерована и не датирована строка «запись за номером… недействительна» – это ошибка? Работник уволился, и эта трудовая книжка уже в другой организации. Что нужно сделать?

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Работодатель обязан вести и хранить трудовые книжки своих работников в соответствии с установленными законом правилами и инструкциями (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). Так, все записи должны иметь порядковый номер и дату их внесения (п. 11 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»1; абз. 2 п. 1.2, абз. 2 п. 3.1, раздел 4, п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 692).

Обратите внимание Если работодателю нужно изменить конкретную запись в разделе «Сведения о работе», после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

То есть пропуск порядкового номера и даты внесения записи «запись за номером… недействительна» является ошибкой. По общему правилу, при выявлении неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо новым работодателем на основании официального документа бывшего работодателя, который допустил ошибку (п. 27 Правил ведения трудовых книжек). То есть сотрудник должен обратиться к предыдущему работодателю с просьбой внести исправления. Если «бывший» реорганизован, исправление производится его правопреемником, а в случае ликвидации – уже работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 28 Правил ведения трудовых книжек).

Если в компании потеряли трудовую книжку Читать далее…

Из вопроса следует, что сотрудник уволился, а значит – имеется запись о расторжении трудового договора с тем работодателем, который внес запись с ошибкой; запись о трудоустройстве у нового работодателя еще не внесена.

Обратите внимание В рассматриваемом случае сама по себе запись не содержит существенных недостатков и считается верной. Проблема только в том, что отсутствуют порядковый номер и дата внесения, что может в дальнейшем повлечь неприятности для работника, например, при оформлении пенсии. Законодательно не регламентирован порядок исправления/дополнения номеров и дат записей в трудовой книжке, поэтому следует руководствоваться общим порядком исправления недостатков в документе.

1. проставляет порядковый номер в соответствии с номером последней записи;
2. делает отметку о признании записи под таким-то номером (в нашем случае «без номера») недействительной;
3. вносит еще одну запись с новым порядковым номером и соответствующей датой.

После чего уже заносятся сведения о приеме на работу. Приведем образец заполнения трудовой книжки работодателем, который внес ошибочную запись перед записью об увольнении, если о приеме к новому работодателю еще не сделали отметку.

Если спорная запись – последняя в трудовой книжке (например, вносились изменения в запись об увольнении), сотруднику проще обратиться на прежнее место работы, где кадровик просто дозаполнит порядковый номер и дату записи.

На практике возникает вопрос: нужно ли заверять исправленную запись об увольнении подписью ответственного за ведение трудовых книжек лица, печатью (при ее наличии) и подписью владельца трудовой книжки?

Как исправить «по статье» на «по собственному желанию»?

С одной стороны, есть требования пункта 35 Правил ведения трудовых книжек, где сказано, что при увольнении работника все записи следует заверить. С другой стороны, раздел III Правил ведения трудовых книжек не требует заверять исправленную запись. И хотя вносится исправление в запись об увольнении, фактического увольнения уже не происходит. На наш взгляд, заверить запись нужно, если:

• новый работодатель еще не внес свою запись и исправление делает один из прежних работодателей (который внес в трудовую книжку работника запись о его увольнении и заверил ее подписью ответственного лица и печатью);
• новый работодатель уже внес свою запись, но исправление делает прежний работодатель.

Если же исправление делает текущая организация-работодатель, то заверять эту запись не следует. Однако напоминаем, в этом случае такое исправление можно сделать только на основании подтверждающих документов, которые представит прежний работодатель (п. 27 Правил ведения трудовых книжек). Эти рекомендации справедливы и для записей не об увольнении.

Также напомним, что по письменному заявлению работника ему может быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. Зачастую такой вариант оказывается самым безболезненным для сотрудника, так как позволяет избежать неразберихи в записях.

Как исправить запись в трудовой книжке

Письмо Минтруда от 15.05.2023 № 14-6/ООГ-3428

Комментарий

Исправления в трудовую книжку вносит работодатель, допустивший ошибку (за исключением случаев, когда он был ликвидирован или реорганизован). Такой вывод следует из письма Минтруда от 15.05.2023 № 14-6/ООГ-3428.

Если в трудовой книжке была допущена ошибка при внесении записи, ее необходимо исправить. При этом в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных записей, которые являются неточными, неправильными или иными, признанными недействительными, не допускается (п. 12 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок).

Минтруд России пояснил, что Порядок не регулирует правила внесения исправлений. Поэтому изменять ошибочные записи в трудовой книжке следует путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Исправлять в трудовой книжке работодатель может только собственные записи. Записи, сделанные по прежнему месту работы, исправлять нельзя.

Исключение составляют случаи, когда (абз. 2, 3 п. 30 Порядка):

• организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована (ошибка исправляется правопреемником);
• организация, которая произвела неправильную или неточную запись, ликвидирована (ошибка исправляется работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку);
• ИП, который произвел неправильную или неточную запись, прекратил деятельность (ошибку исправляет работодатель по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись).

Смотрите также

Подпишитесь на новости

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

• десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
• рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
• ваш e-mail не передается третьим лицам;

Как исправлять ошибки в трудовой книжке

09.07.2019 распечатать Неточности в трудовой книжке недопустимы. Исправить ошибочную запись – это значит скорректировать сведения так, чтобы они соответствовали действительности. Вспомним, как исправлять ошибки в трудовой книжке, чтобы не допустить новых.

Откуда берутся ошибки в главном документе работника? Во-первых, по объективным причинам: смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда. Ну а во-вторых, из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Порядок ведения и заполнения трудовых книжек прописан в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Постановление № 225) и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция). Тексты этих документов должны быть под рукой у каждого кадровика.

Типичные ошибки

• неверное указание имени, отчества и фамилии человека на титульном листе;
• неправильные даты приема, увольнения, перевода;
• неточные названия должностей;
• пропуски букв, грамматические ошибки.

В соответствии с разделом III Постановления № 225, работодатель может исправить:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения из документов об образовании ;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений: в разделах, содержащих сведения о работе и о награждениях, зачеркивать запрещено (п. 30 Постановления № 225). Помните: зачеркивать можно только на титульном листе. В остальных случаях единственный возможный вариант — это признать запись недействительной, а затем внести новую, правильную запись.

Новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации, зависит от ситуации. Это может быть справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных.

А вот свидетельские показания никакой юридической силы не имеют.

Общий алгоритм действий

Действуют, как правило, по такому алгоритму.

1. В графе «№ записи» после последней в данном разделе записи указывают последующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывают дату, на которую ошибочная запись признается недействительной. То есть ту дату, когда вносят исправления (число, месяц – двузначные числа, год — четырехзначные).
3. В графе 3 сначала прописывают «Запись под №___ недействительна». Далее вносят правильную запись.
4. В графе 4 указывают номер и дату документа, на основании которого вносятся правильные данные. Это могут быть дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо дата и номер документа, на основании которого вносится правильная запись.

А как исправить наименование организации? Ведь она не имеет порядкового номера. При исправлении нужно увязать запись о наименовании и записью о приеме на работу, которая уже имеет порядковый номер. То есть в графе 3 пишут: «Наименование организации и запись за № таким-то считать недействительной», а затем в этой графе пишут правильное наименование организации и запись о приеме еще раз.

Внося в трудовую книжку сведения о работодателе, можно использовать штамп: это не противоречит действующему законодательству. По мнению Роструда, штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. При этом необходимо, чтобы на нем были указаны полное и при наличии сокращенное наименование организации (письмо Роструда от 19 августа 2015 г. № 1922-6-1).

Бывают и нестандартные случаи. Так, Минтруд РФ в письме от 1 ноября 2018 г. № 14-0/В-868 рассмотрел ситуацию.

Организация обнаружила, что в трудовой книжке работника предыдущий работодатель внес наименование организации посредством штампа, но в оттиске не читается одно слово из названия. Можно ли дописать пропущенное слово?

Заметим, что штамп с наименованием организации приравнивается к записи в трудовой книжке, если он содержит полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации (п. 3.1 Инструкции).

Но чтобы исправить ошибку, возникшую из-за нечеткого оттиска, дописывать в него недостающий текст не следует.

Просто, признавая эту запись недействительной, в графе 3 раздела «Сведения о работе» нужно написать: «Оттиск штампа с наименованием организации такой-то и запись за № таким-то считать недействительной». А все остальное делается в общем порядке.

Исправление дат и реквизитов

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают сведения с правильными датами.

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько ошибочных.

Помните, что исправлять нужно и орфографические ошибки. Особенно если орфографическая ошибка допущена в специальности, названии компании, записи о приеме на работу. Сотруднику такая «описка» может дорого обойтись. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к ней, работнику придется доказывать право на стаж и пенсию в суде.

Исправления на титульном листе

Ошибки на титульной странице, в том числе те, которые были допущены предыдущим работодателем или обнаруженные спустя некоторое время, аккуратно зачеркивают. Рядом пишут правильные данные о работнике. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается отметка, содержащая информацию о документе, на основании которого были внесены поправки. Это могут быть паспорт, свидетельство о рождении (браке, разводе) и другие. Далее ставится подпись кадровика и печать организации.

Если же на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае ставят запятую и дописывают новые данные.

Кто исправит ошибку

В заключение отметим, что сотрудник может, но не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, за исправлением записей в трудовой книжке. А иногда это просто невозможно – компании уже нет. По заявлению работника изменения вносит ответственное лицо той организации, где он работает в настоящий момент.

Фирма может направить запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Это можно делать на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.) (п. 27 Постановления № 225).

Если организация была ликвидирована, подтверждающие документы следует запрашивать из архивов.

Когда трудовая книжка может быть признана недействительной

Существует несколько ситуаций, когда трудовую книжку можно признать недействительной:

• ошибки при первичном заполнении;
• страницы вырваны или склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• в документ занесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» сделаны зачеркиванием, замазыванием корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В таких случаях работнику оформляют дубликат трудовой книжки . В него переносят все корректные сведения. Сведения о неправильных записях не дублируют.

Кто и как должен исправить неправильную запись об увольнении в трудовой книжке?

Вносить изменения в запись об увольнении в трудовую книжку (ТК) должен бывший работодатель. Если компании уже не существует, такая обязанность возлагается на правопреемника. Пояснения по этому вопросу дали в Минтруде.

Законодательная база о ТК

ТК — основной документ по учету стажа физлиц, работающих по трудовым договорам. Вести ТК в 2024 году обязаны все работодатели – юрлица, ИП, нотариусы, адвокаты, занимающиеся частной практикой в силу ч.4 ст.20 и ч.3 ст.66 Трудового кодекса РФ. Но только по тем сотрудникам, кто не подал заявление о переходе на электронную форму ТК. Для новых сотрудников, которые только начали трудовую деятельность с 2022 года, бумажные бланки не оформляют.

Обратите внимание!

Работодатели обязаны не просто вносить в ТК данные о приеме сотрудников в штат, но и актуализировать сведения в силу ст.66 Трудового кодекса РФ. В том числе исправлять ошибки, допущенные при оформлении перевода и увольнения.

В 2024 году вместо СТД-ПФР ввели форму СТД-СФР. Переход на электронные ТК (ЭТК), завершен до 01.01.2022 года. Но даже если работник выбрал традиционную ТК в бумажном виде, работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности в Соцфонд в электронной форме. При этом если работник уже выбрал ЭТК, то отказаться от нее в пользу бумажной ТК не получится.

Вопросы, связанные с ведением, хранением и учетом документов регламентируются ПП РФ №225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках». Заполнение проводится в соответствии с третьим разделом этих Правил.

С 2024 года приняты новые бланки бумажной ТК и вкладышей. Старые образцы не нужно заменять до окончания книжки. Далее нужно закупить новые у изготовителя или оф. распространителя (п.3 ПП №1250 от 24 июля 2021 года, Приказ Минфина РФ №55 от 11 апреля 2022 года). Это может быть «Госзнак» или любой другой субъект, соответствующий техническим требованиям (п.3 порядка, утв. Приказом Минфина РФ №55-н от 11 апреля 2022 года).

Позиция Минтруда

Разъяснения по вопросу исправления записей в ТК дали представители Министерства труда РФ в письме №14-6/ООГ-3428 от 15 мая 2024 года. Порядок ведения бумажных ТК определен в приказе Минтруда №320-н от 19 мая 2021 года. Но в этом документе отсутствуют правила внесения корректировок в записи в ТК. По мнению Минтруда, изменения нужно вносить путем признания имеющихся недействительными и заменой на корректные данные.

Если в ТК есть ошибка с датой увольнения с предыдущего места работы, внести исправления обязан бывший работодатель. В случае реорганизации компании обязанность за корректировку переходит к организации-правопреемнику. Если же компания ушла с рынка и исключена из реестра ЕГРЮЛ, исправить ошибочную запись должен новый работодатель, исходя из соответствующего документа-основания.

Как исправлять записи в ТК

Обнаружить ошибку может работник или его работодатели. Порядок внесения исправлений зависит от обстоятельств:

• если ошибся текущий работодатель, он сам вносит корректировки;
• если ошибся предыдущий работодатель, то ему направляют запрос на уточнение данных и вносят исправления на основании полученного ответа. Если же в компанию обратится уволенный сотрудник, бывший работодатель может внести корректировки самостоятельно;
• если компания предыдущего работодателя реорганизована, корректировку вносит правопреемник;
• если юрлицо ликвидировано или ИП прекратил деятельность, то исправления обязан внести сотрудник кадровой службы нового работодателя.

Документом-основанием для внесения корректировки может выступать приказ о приеме на работу и увольнении от предыдущего работодателя, свидетельство о браке или смене фамилии, документ об образовании и так далее.

Сведения на титульном листе ТК и в разделах исправляют по-разному. Если необходимо изменить фамилию сотрудника на титульном листе, то прежнюю запись нужно зачеркнуть и рядом указать новые сведения.

В разделах со сведениями о работе и о награждении ничего зачеркивать нельзя. Вместо этого нужно признать ошибочную запись недействительной, а после — внести верную запись

Порядок исправления записей в ТК

Внести изменяющую запись вправе уполномоченный сотрудник по месту трудоустройства владельца ТК. Сотрудник делать какие-либо исправления не может.

Новая запись состоит из двух элементов: аннулирующего — отменяет ошибочные сведения и верной записи. Последняя заменяет ошибочную и вносится в свободную сроку после аннулированной.

Сведения необходимо исправлять в следующем порядке:

• графа 1 — указывают очередной номер;
• графа 2 — дата внесения исправлений;
• графа 3 — текст «Запись за номером (№ записи) недействительна» и верные данные;
• графа 4 — реквизиты документа-основания (например, реквизиты письма работодателя, а также дата и номер соответствующего приказа). Если приказ отменен, то в графу 4 необходимо внести реквизиты отменяющего приказа.

Если кадровик по ошибке внес запись об увольнении в ТК другого работника, эта запись признается недействительной. В силу п.33 Правил, если в ТК внесена запись об увольнении и ее позже признали недействительной решением суда или в следствии обнаружения ошибки, сотрудник может попросить перенести все записи из старой ТК на дубликат.

Если в записи допущена частичная ошибка, например, указана неверная должность или дата приема на работу, нужно после слов «Запись за номером (№ записи) недействительна» указать правильную формулировку.

Если при заполнении нового бланка в ТК внесены неверные данные, бланк признается недействительным и подлежит уничтожению. Об этом необходимо внести соответствующий акт в силу п.42 Правил.

Таким образом, за корректировки записей об увольнении отвечает предыдущий работодатель или его правопреемник. При ликвидации компании эта обязанность переходит к новому работодателю. Вносить исправления в ТК в 2024 году нужно с соблюдением требований приказа Минтруда №320-н от 19 мая 2021 года. Зачеркивать сведения можно лишь на титульном листе. В других разделах делать это воспрещается.

исправление записи в трудовой книжке

Здравствуйте. При приеме сотрудника на работу случайно была внесена запись в графу 1, 2 сведений о награждениях. Как признать сведения недействительными и перенести запись во вкладыш? Еще вопрос к тому же вопросу: необходимо ли под записью о признании записи недействительной ставить должность специалиста по кадрам и подпись? И как в таком случае переносится нумерация во вкладыш?

Ответ:
Произведенные записи в разделе «Сведения о награждении» необходимо признать недействительными. Эти записи необходимо внести во вкладыш к трудовой книжке в раздел «Сведения о работе». Для внесения исправлений в трудовую книжку следует внести запись следующим образом: — после последней записи раздела «Сведения о награждении» указывается последующий порядковый номер, дата фактического внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»; — затем во вкладыше к трудовой книжке необходимо внести правильную запись, при этом в графе 2 указывается дата приема на работу сотрудника.
Если запись о признании недействительной записи вносится в период работы работника, то заверять запись не нужно.
Подписи и печать ставится только после записи об увольнении (расторжении трудового договора). Нумерация во вкладыше продолжает записи из раздела «Сведения о работе».
Правовое обоснование:
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее «Правила»)).
Признание записи недействительной происходит следующим образом: после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна», после этого производится правильная запись и в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении в случае признания незаконности увольнения самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69).
Исправления производятся по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь (п. 27 Правил).
силу п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника, за исключением случаев, когда в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки (п. п. 35, 36 Правил)

• Главная
• Электронный инспектор
• Трудовой навигатор
• Новости
• Сообщить о проблеме
• Предприятие информирует
• Памятки
• Статистика
• Дежурный инспектор
• Обсуждения
• Банк документов
• О проекте
• Досудебное обжалование
• Банк предприятий и организаций
• Требования трудового законодательства
• Карта сайта
• Электронная приемная
• Общественная оценка
• Сервисы для граждан предпенсионного возраста
• Урегулирование разногласий между работником и работодателем
• Выдача средств индивидуальной защиты
• Гарантии, льготы, компенсации работникам