Как писать объяснительную на работе чтобы не наказали

Итак, сотрудник склада Сидоров, накануне громко возмущавшийся по поводу низкой, по его мнению, зарплаты, управляя автопогрузчиком, совершил наезд на штабель готовой продукции, складированной на территории упаковочного цеха. А специалист отдела продаж Галкина в который раз не вышла на работу. Работодатель интуитивно догадывается (или даже имеет все основания полагать), что Сидоров сделал это нарочно, а у Петровой – «звездная болезнь», и она чувствует себя незаменимой. Поэтому соблазн наказать их немедленно, не отходя от кассы, весьма велик. Вот только делать этого нельзя. Алгоритм поведения работодателя в такой ситуации закреплен в статье 193 Трудового кодекса РФ. Каким бы вопиющим ни было нарушение, допущенное работ­ником, нужно затребовать «письмен­ное объяснение». Затем – выждать два рабочих дня. Если объяснения будут предъявлены, нужно проанализировать, являются ли они оправданием проступка. Если пояснений не последует, об этом нужно будет составить соответствующий акт и с чистой совестью запускать процедуру оформления дисциплинарного взыскания, поскольку непредставление работником объяснения не является препятствием применения наказания. В любом случае «судьба» виновного остается в руках работодателя. А объяснительная записка или акт об ее отсутствии – те самые документы, которые лягут в основу возможного дисциплинарного взыскания виновного работника, станут его фундаментом.

Как правильно запросить объяснение

Самая распространенная ситуация – когда руководитель отдает устное распоряжение о предоставлении объяснений. Это до известной степени применимо разве что в крохотном коллективе, где все на виду и где отношения более-менее доверительные. В коллективе побольше такой метод не подойдет: как потом доказать, что объяснение было запрошено и что сделано это было в срок? Поэтому правильный подход – выписать (да, именно выписать) сотруднику предписание дать обоснование своему проступку, зафиксировав при этом дату запроса. В идеале – распечатать его на фирменном бланке для писем и зарегистрировать в установленном в компании порядке. Подписать требование может либо гендиректор, либо «функциональный руководитель» – руководитель структурного подразделения. Утвержденной формы этого документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад.

Образец уведомления с просьбой письменного объяснения работника

Вручить его (с приложением копии акта о совершении проступка – например, об отсутствии на рабочем месте) лучше при свидетелях и под подпись на визовом экземпляре письма, который останется в организации и будет подшит в дело. Если дошло до открытой конфронтации и нарушитель наотрез отказывается что-либо подписывать, то можно, зафиксировав в акте отказ, поставить подпись в получении в присутствии свидетелей. Если же он вообще перестал появляться на работе – требование объяснения направляется по почте, заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (для особенно несговорчивых работников можно заказать доставку письма на дом). Дата вручения письма будет указана на уведомлении, и ждать письменного объяснения нужно два рабочих дня после нее. На практике возможны ситуации, когда работник находится в другом городе, и за два дня его объяснение может не успеть прийти по почте. Оптимальный выход – договориться по телефону о том, чтобы сотрудник отправил объяснения также заказным письмом, а по электронной почте – скан или фото квитанции об отправке и самого объяснения. Подтверждением того, что письмо отправлено вовремя, будет являться почтовый штамп с датой, проставляемый при отправке.

Как правильно принять объяснение

Трудовой кодекс РФ не содержит требований к «визуальному оформлению» письменных объяснений. Но в любом случае должно быть понятно, кто пишет, кому пишет и что этот документ является именно объяснением, а не чем-либо иным. Оптимальный вариант – объяснение, написанное от руки, чтобы застраховать себя от необоснованных обвинений в том, что человека заставили подписать чужой текст. Работнику можно только рекомендовать изложить в тексте объяснение причины произошедшего максимально подробно, не делая собственных выводов и не оценивая происходящее. Писать же в объяснительной записке провинившийся волен все, что угодно: от «забыл» или «устал», до «по дороге на работу встретил инопланетян». Читайте также «Увольнять сотрудников с ипотекой работодателям запретят» Навязывать провинившемуся свою точку зрения на его проступок и не принимать объяснение на том основании, что оно «смехотворно», не стоит. Письменное объяснение работника принимается так, чтобы этот факт тоже был зафиксирован. Обычно объяснительные записки регистрируются как внутренние документы. Копию объяснения с проставленным на нем регистрационным номером и датой нужно вручить работнику. Если два рабочих дня прошли, а объяснения проступка от работника не поступило, составляется соответствующий акт.

Образец акта об отказе работника от письменного объяснения дисциплинарного проступка

Желательно, чтобы составляли его те же должностные лица, которые ранее фиксировали и нарушение дисциплины, лучше всего – в присутствии нарушителя, чтобы тут же его с этим актом и ознакомить.

Нарушение процедуры увольнения

Последствия «наказания без объяснения» могут быть весьма негативными, о чем свидетельствует судебная практика. Так, Московский городской суд в своем апелляционном определении от 24.08.2016 по делу № 33-27314/2016 обязал работодателя восстановить в должности нескольких своих сотрудников, уволенных за прогулы. Основания: доказательств истребования у истцов письменного объяснения по факту отсутствия на рабочем месте судам не представлено, то есть порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден. А вот другой случай, когда судьи при аналогичных обстоятельствах также указали на нарушение процедуры увольнения по причине отсутствия запроса пояснений. 6 апреля 2015 года гражданка З. была принята на работу в компанию начальником отдела кад­ров по трудовому договору. 2 декабря 2015 года она подала работодателю заявление о предоставлении с 3 декабря отпуска по уходу за ребенком (внучкой) до достижения ею возраста полутора лет и выплате ежемесячного пособия по уходу за ребенком. 3 декабря З. не вышла на работу, что подтверждается показаниями сотрудников, актом отсутствия на рабочем месте и актом об отказе от дачи пояснений. Читайте также «Удержание за отпуск при увольнении» Работодатель не разрешил отпуск по уходу за внучкой, сославшись на представление не всех документов (справок с места работы обоих родителей о том, что ни один из них не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособия, либо копии трудовых книжек). В тот же день З. была уволена по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК – за однократное грубое нарушение работником трудовых обязанностей – прогул. В телефонном разговоре З. указали на необходимость получения приказа об увольнении под подпись, от чего она отказалась. Суды двух инстанций признали незаконным приказ об увольнении, указав на положения статьи 193 ТК – до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней оно не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания. В данном случае акт был составлен на основании телефонного разговора руководителя с истицей, а подписан другими сотрудниками. Суды решили, что о содержании телефонного разговора иным сотрудникам могло быть известно только со слов руководителя. При этом, по словам истицы, по телефону ей было предложено только прийти и ознакомиться с отказом от отпуска по уходу за ребенком. Она отказалась прийти, поскольку находилась одна с грудным ребенком, родители которого уехали в больницу, тем самым подтверждая уважительность своего отсутствия на работе. Таким образом, суды поставили под сомнение акт об отказе предоставления объяснений об отсутствии на рабочем месте, поскольку он подписан лицами, не являвшимися очевидцами разговора руководителя с истицей. Читайте также «Как уволить сотрудника без его желания» Учитывая, что З. была лишена возможности предоставить работодателю объяснения о причинах неявки на работу, работодателем нарушена процедура привлечения истца к дисциплинарной ответственности в виде увольнения, говорится в апелляционном определении Ростовского областного суда от 30.05.2016 по делу № 33-8952/2016. Судьи также указали, что, согласно части 1 статьи 256 ТК, по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. Предоставление указанного отпуска является гарантией, направленной на защиту материнства и детства, и не зависит от воли работодателя, соответственно, использование указанного отпуска З. не могло быть признано прогулом. Корреспондент «ПБ» Сергей Данилов

Как написать объяснительную записку на работе

Практически любому работнику хоть раз в жизни приходилось писать объяснительную записку на имя работодателя. Как правильно написать объяснительную? В каких случаях работник не обязан давать объяснения? Существует ли форма объяснительной записки? В какой срок нужно написать объяснения? Что будет, если сотрудник отказывается от письменных объяснений? Ответим на вопросы и приведем примеры объяснительной записки.

В каких случаях могут потребовать объяснительную записку

Трудовая дисциплина (дисциплина труда) – это обязательное для всех работников организации подчинение специальным правилам поведения. Если работник не выполняет «специальные правила поведения», то работодатель вправе запросить письменные объяснения у сотрудника.

Объяснительная записка является формой документа, в котором сотрудник описывает для руководства причины возникновения определенных обстоятельств или событий.

Чаще всего такой документ требуется в случаях, когда сотрудник совершает недоразумения или ошибки – такие как прогулы, опоздания, потеря важных документов.

Иногда объяснительная записка нужна, если, например, отчет не был представлен в срок из-за того, что коллега не присутствовал на работе и не смог предоставить необходимую информацию. Тогда объяснительная записка позволяет руководству понять истинные причины произошедшего и определить, кто действительно виновен. Правильно составленная объяснительная записка может помочь избежать или хотя бы смягчить наказание.

Отказ от написания объяснительной записки, как правило, рассматривается как признание вины, что часто ведет к дисциплинарным мерам или даже увольнению.

Обязан ли работодатель запрашивать объяснения?

Если вы работодатель – потребуйте от сотрудника представить письменное объяснение, как указано в части 1 статьи 193 Трудового кодекса РФ. Если вы не последуете этому требованию, то нарушите право сотрудника на предоставление объяснений.

Как затребовать объяснительную

В ТК РФ не указано, в какой форме необходимо запросить от работника объяснение. Это означает, что можно сделать запрос устно. Однако, мы настоятельно рекомендуем предупредить работника о необходимости предоставить объяснение в письменном виде. Это будет служить доказательством того, что вы выполнили требования части 1 статьи 193 ТК РФ.

Работнику предоставляется два рабочих дня на подготовку объяснения. Если он игнорирует ваш запрос и не предоставляет объяснение в течение двух рабочих дней, вы должны составить акт о его отказе (часть 1 статьи 193 ТК РФ).

Специалисты Роструда утверждают, что под рабочими днями в данном контексте понимаются дни, которые являются рабочими для конкретного сотрудника в соответствии с его графиком работы (источник: “Онлайнинспекция.рф“).

Важно отметить, что отсутствие объяснений со стороны работника не является препятствием для применения к нему дисциплинарного взыскания (часть 2 статьи 193 ТК РФ).

Виды объяснительных записок

Объяснительные записки могут быть различных видов в зависимости от ситуации, в которой они составляются, и целей, которые они преследуют. Вот несколько основных типов объяснительных записок:

Структура объяснительной записки

Создание объяснительной записки включает в себя следующие этапы:

Заголовок: Напишите “Объяснительная записка” в верхней части документа. Это позволит сразу определить тип документа.

Обращение: Начните свою записку с приветствия, адресованного к тому, кому она предназначена, например, “Уважаемый генеральный директор” или “Уважаемый руководитель отдела”.

Цель записки: Укажите причину написания объяснительной записки. Это поможет читателю понять контекст и знать, чего ожидать от содержания.

Объяснение ситуации: Здесь необходимо подробно описать ситуацию или проблему, которую вы объясняете. Включите все необходимые детали и факты, которые помогут читателю понять, что произошло. Будьте искренними и честными.

Объяснение последствий: Если ваше действие или бездействие привело к негативным последствиям, объясните их и признайте свою ответственность. Это показывает ваше понимание серьезности ситуации.

План действий: Опишите, что вы предпринимаете или планируете предпринять, чтобы исправить ситуацию или чтобы подобная ситуация не повторилась в будущем. Это покажет вашу проактивность и стремление к исправлению ошибок.

Заключение: Закончите записку, выразив благодарность за понимание и поддержку. Это может помочь поддержать положительные отношения с тем, кто будет читать вашу записку.

Дата и подпись: Добавьте текущую дату внизу объяснительной записки и подпишитесь. Это подтверждает, что вы стоите за содержанием своей записки.

Пример объяснительной записки (текст)

Объяснительная записка

Кому: Генеральному директору ООО “Росток”

От кого: Сидорова И.А., бухгалтер

По вопросу: Прогул 20 июля 2024 г.

Уважаемый Василий Иванович,

Я хотел бы принести извинения за мое отсутствие на рабочем месте 20 июля 2024 года. Я понимаю, что мое отсутствие могло вызвать некоторые неудобства.

В этот день я не смог прийти на работу из-за того, что моя мать неожиданно заболела и я пришлось срочно ее отвезти в больницу. Ввиду неотложности ситуации, у меня не было возможности уведомить Вас заранее.

Мне совершенно ясно, что такие ситуации не должны повторяться, и я предпринял все необходимые меры, чтобы в будущем избежать подобных ситуаций. Я также готов в ближайшее время отработать время пропуска и выполнить все необходимые задачи.

Я приношу свои извинения за все причиненные неудобства и очень благодарен за ваше понимание и поддержку.

Как написать объяснительную грамотно, чтобы смягчить наказание?

Как и в каких выражениях, с помощью каких стилистических приемов языка можно написать объяснительную для избежания / смягчения наказания по ней?

бонус за лучший ответ (выдан): 5 кредитов
комментировать
в избранное
11 ответов:
Лимпо­ пусик [3.4K] 9 лет назад

Во-первых не называйте ее объяснительной, пишите пояснение по факту такому-то (например пояснения по моему опозданию на работу 29.04.14). Во-вторых работодатель когда просит написать объяснительную делать должен это в письменном виде и по закону у вас есть 2 дня, чтобы ответить, не пишите сразу, все обдумав можно сформулировать все очень грамотно.В третьих не надо лишних эмоций, все должно быть лаконично, вы же не письмо любимому человеку пишете. Все должно свестись к минимуму вашей вины, но все же к ее признанию, не ошибается тот кто ничего не делает. И в конце добавляете , что вы учтете допущенные ошибки в работе и не будете их допускать в дальнейшем. И удачи вам.

автор вопроса выбрал этот ответ лучшим
комментировать
в избранное ссылка отблагодарить
Penzi­ onero­ chka [56.6K] 9 лет назад

Стилистика и выражения вряд ли помогут, если дошло до требования писать объяснительную. А вот облегчить участь можно, но только никакие цветистые выражения опять же вряд ли помогут, а помогут выверты, когда ты вроде бы виноват теоретически, а практически виноват-то не ты, а мастер, директор, профсоюз и т.д. — главное умело перевести стрелки на другого. Лучше в начале признать факт нарушения, но потом изложить объяснительную так, что в этом нарушении не вы виноваты, а всякие, от вас не зависящие внешние силы (транспорт, если опоздали; качество заготовок или инструмента, если брак допустили). А уж если вы исхитритесь переложить с больной головы на здоровую, т.е. на администрацию предприятия, то наказание явно будет чисто формальным. А уж как это сделать — ориентируйтесь по ситуации. Брак допустили — нет входного контроля за качеством поступающих на завод заготовок или станок до такой степени изношен, что работать на нем невозможно и работает он буквально чудом(но чудо это не без вашей помощи), если опоздали, то можно намекнуть, что такой серьезной организации, как ваша, неплохо было бы организовать доставку работников служебным транспортом, как это делают ваши конкуренты, тогда не будет опозданий и повысится производительность труда. Вообщем, подходите творчески к этому процессу и в следующий раз лучше до требования писать объяснительную ситуацию не доводите.

Составляем требование о предоставлении объяснительной

Работник опоздал на работу, прогулял, испортил служебное имущество или нарушил правила охраны труда? За любой такой проступок работодатель требует объяснительную в письменном виде. Разберемся, когда и зачем ее запрашивать с работника, как правильно составить требование о предоставлении объяснительной записки, как передать сотруднику и что делать, если он отказался ее писать.

Когда и зачем с работника требуют объяснительную

Закон предписывает, что работодателю надо составить требование к работнику о предоставлении документов для написания объяснительной, если подчиненный совершил дисциплинарный проступок. По Трудовому кодексу, в такой ситуации необходимо потребовать у сотрудника объяснения в письменном виде.

Потребовать с подчиненного, чтобы он письменно объяснил причины проступка, надо обязательно до того, как руководитель компании примет решение о наказании нарушителя (в виде вынесения замечания, выговора или расторжения трудового договора). Об этом идет речь в ч. 1 ст. 193 ТК РФ . Если работник по каким-то причинам нанес ущерб имуществу компании, то для выяснения всех обстоятельств аналогично требуется взять объяснительную (ч. 2 ст. 247 ТК РФ ).

Руководство вправе составить требование о предоставлении объяснительной записки, если работник:

• не пришел на рабочее место вовремя;
• не выполнял должностные обязанности;
• не соблюдал нормы по охране труда;
• прогулял (отсутствовал на рабочем месте как минимум 4 часа);
• пришел в компанию в нетрезвом состоянии;
• испортил имущество компании.

На заметку: как оправдаться в различных ситуациях

Издавать ли требование объяснительной

Иногда руководитель требует объяснительную от нарушителя трудовой дисциплины устно. Такое допустимо, но этого недостаточно. Закон предусматривает составлять уведомление о написании объяснительной записки в письменном виде. Если дело дойдет до суда, то письменное требование станет доказательством, что работодатель выполнил предписанную законом обязанность и запросил объяснения от сотрудника.

Если требование не составили и приняли решение о наказании нарушителя, то его посчитают необоснованным. В отличие от работника, которого закон не обязывает давать письменные объяснения, работодатель обязан их запрашивать. Иначе контролирующие органы вправе посчитать отсутствие требования нарушением ТК РФ. Без такого уведомления нельзя выпустить распоряжение о дисциплинарном взыскании сотрудника и удержать сумму ущерба.

Иногда после изучения объяснительной выясняется, что сотрудник невиновен. Например, когда в аварию попал служебный автомобиль, а виновен другой водитель. В такой ситуации письменные объяснения, наряду с другими фактами, подтверждают его невиновность. Тогда приказ о взыскании не выпускают, сотрудника не наказывают и деньги за ущерб с него не удерживают.

Оформление требования объяснительной

Закон не устанавливает жестких правил и единой формы запроса объяснения по поводу неисполнения трудовых обязанностей сотрудником, требование составляют в свободном стиле. Для удобства в компании вправе разработать собственный шаблон и утвердить в ЛНА.

В требование о предоставлении объяснительной необходимо включить:

• название предприятия, в котором работает нарушитель трудовой дисциплины;
• кому направлено уведомление (Ф.И.О. и должность провинившегося сотрудника);
• название документа — требование о необходимости предоставить письменное объяснение;
• описание нарушения;
• требование письменно предоставить пояснения со ссылкой на ст. 193 ТК РФ;
• срок, до которого надо написать разъяснения для работодателя;
• дата составления требования;
• подпись директора;
• подпись работника об ознакомлении с уведомлением.

Если есть дополнительные документы, укажите их в качестве приложения к требованию. Например, служебная записка от начальника подразделения или руководителя отдела кадров.

Кто составляет требование объяснительной

Оформляет документ наниматель. Если в мелких фирмах все задачи ложатся на плечи руководителя, то в крупных организациях это делает не сам генеральный директор, а начальник отдела кадров или непосредственный руководитель провинившегося, начальник подразделения и т. д.

Нельзя точно сказать, кто подписывает требование о даче объяснений от работника, обычно это директор компании. Но подпись вправе ставить и другой сотрудник, на которого возложены такие обязанности директором, например кадровик. Это зависит от ситуации и установленной на предприятии практики ведения документации.

На основании этого документа руководство определяет, насколько человек виноват в сложившейся ситуации и какое взыскание на него наложить. Все необходимо делать строго по закону. Если нарушитель не согласится с решением руководителя компании, он вправе обратиться в ГИТ или в суд.

Порядок передачи требования работнику

В законодательстве не указан четкий порядок, как передать документ работнику. Нельзя точно сказать, понадобится ли специальный приказ о взятии объяснительных с работников, этот вопрос оставлен на усмотрение руководства организации. По закону, такое распоряжение не обязательно.

Основное правило — вручить уведомление провинившемуся сотруднику. Поскольку закон не обязывает работника писать пояснения, он вправе этого не делать. Но руководству компании необходимо сохранить подтверждение о вручении объяснительной и о том, что она не написана вовремя.

Есть несколько способов, как взять такое подтверждение:

• отдать уведомление лично в руки для ознакомления под подпись. Обычно это делает или сам глава компании, или уполномоченный им сотрудник (кадровик или непосредственный начальник работника);
• отправить по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении (если работник отсутствует на рабочем месте или не желает подписывать его);
• зачитать вслух при свидетелях (если подчиненный отказывается знакомиться с документом). Об этом необходимо составить акт.

Что делать, если работник проигнорировал требование

По закону, после получения уведомления подчиненному дается 2 суток (2 рабочих дня), чтобы он предоставил пояснения. Если он не написал их вовремя, составьте акт. Составлять такой акт надо со специальной комиссией, которая состоит как минимум из двух человек (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4415-6).

Оформлять акт допустимо в свободной форме. Вот как выглядит примерный образец акта об отказе писать объяснительную записку:

об отказе писать объяснительную записку

г. Москва от 22 августа 2024 г.

Мною, начальником участка № 7 Викторовым Виктором Викторовичем, в присутствии начальника отдела кадров Иванова Ивана Ивановича, секретаря Сергеевой Светланы Сергеевны, составлен настоящий акт о нижеследующем.

21.08.2023 рабочий-монтажник Пэпэтэшин Петр Петрович не явился на работу, что зафиксировано в акте от 21.08.2023 № 35-7. По факту нарушения трудовой дисциплины 22.08.2023 ему было предложено написать объяснительную записку на основании ч. 1 статьи 193 ТК РФ и предоставлено требование о предоставлении объяснительной.

Пэпэтэшин П.П. отказывается предоставлять объяснение, мотивируя это отсутствием нарушения с его точки зрения.

Начальник участка № 7 Викторов Викторов В.В.

Начальник отдела кадров Иванов Иванов И.И.

Секретарь Сергеева Сергеева С.С.

Отсутствие пояснений никак не влияет на возможность применить наказание ни за дисциплинарный проступок, ни за причинение ущерба имуществу компании (ч. 2 ст. 193, ст. 247 ТК РФ).

После составления акта об отказе давать письменные разъяснения о причинах нарушения издавайте приказ о применении к нему дисциплинарных взысканий.

Но следите за тем, чтобы не возникало нестыковок по срокам, которые требует законодательство. Не забудьте, что даже если человек отказался писать пояснения сразу после того, как получил уведомление, нельзя сразу издавать приказ о взыскании. Надо выждать двое суток. А затем, если объяснений нет, издавать приказ. Иначе, если уведомление о предоставлении объяснений не согласуется с приказом по срокам, в суде с большой долей вероятности его аннулируют.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

• Ломова Анна

2023-07-18 12:29:21

Не надо забывать, что если решили уволить сотрудника за прогул, надо обязательно отправить запрос руководителя на объяснительную записку от прогульщика. Даже если работник сам решил ее написать. Если этого не сделать, то в случае конфликта суд может решить, что работодатель нарушил процедуру принятия решения о взыскании.

Все нюансы написания объяснительной записки + несколько примеров объяснительных на работе

Если сотрудник опоздал, появился на рабочем месте в нетрезвом состоянии или как-то иначе нарушил трудовую дисциплину, работодатель вправе потребовать с него письменное объяснение такого поведения. Причём согласно ч. 1 ст. 193 ТК РФ. сделать это нужно до наложения дисциплинарного взыскания.

Как написать объяснительную на работе? Можно ли отказаться от её написания? Что должно быть указано в письме? В какие сроки нужно представить документ? В этой статье мы ответим на все самые важные вопросы, а также объясним, какое юридическое значение имеет этот документ?

1. Зачем объяснительная начальнику?
2. Объяснительная записка: практическое и юридическое значение
3. Основные причины написания объяснительной записки
4. Каких видов бывают объяснительные записки?
5. Как писать объяснительную на работе? Порядок составления документа
6. Примеры объяснительной записки на работе
7. Образец объяснительной об опоздании на работу
8. Образец объяснительной по семейным обстоятельствам
9. Образец объяснительной о невыходе на работу
10. Образец объяснительной о допущенной ошибке
11. Что будет, если отказаться от написания объяснительной записки?
12. Какую информацию содержит акт об отказе?
13. Заключение

Зачем объяснительная начальнику?

Устраиваясь на работу, человек принимает обязательства по соблюдению трудовой дисциплины, что предписана для всех сотрудников организации. Эти правила регулируются трудовым кодексом, локальными и нормативными актами, и, если таковой имеется – коллективным договором.

Если работник нарушает трудовую дисциплину или должностные обязанности, то работодатель, согласно статье 192 ТК РФ, имеет право привлечь его к дисциплинарной ответственности. Существует три вида дисциплинарных взысканий:

Других видов дисциплинарного взыскания не существует! Работодатель не имеет права лишить сотрудника премии в качестве наказания за проступок.

Также сто́ит понимать, что нарушением трудовой дисциплины считаются только те проступки, которые были совершены исключительно по вине работника. Если руководитель дал подчинённому задание, но не проинструктировал его или не обеспечил необходимым оборудованием – вины работника в неисполнении трудовых обязанностей и полномочий не будет и привлечь его к ответственности нельзя.

Перед тем как наложить дисциплинарное взыскание, нужно учесть тяжесть совершенного проступка и оценить все обстоятельства. Именно для этой цели работодатель должен запросить у исполнителя объяснительную.

В нормативно-правовых актах нет особого указания о том, каким образом сто́ит требовать объяснительную – в устном или письменном виде. Письменная форма применяется в том случае, когда работодатель и сотрудник не могут уладить ситуацию в устной форме.

Право требовать у работников написание объяснительной записки работодатели получили в 1918 году, т. е. с момента появления Кодекса законов о труде.

Если в советском трудовом кодексе сроки написания указаны не были, то сейчас на письменное оправдание своего проступка на рабочем месте или прогула даётся не менее двух рабочих дней. Любые дисциплинарные взыскания до истечения этого срока будут считаться незаконными, что делает написание объяснительной записки для работников дополнительной гарантией своей безопасности.

Объяснительная записка: практическое и юридическое значение

Объяснительная записка – это документ, в котором сотрудник даёт пояснение руководителю, почему он совершил тот или иной проступок: опоздал, прогулял, потерял важные бумаги и т. д. Грамотно составленная объяснительная может помочь руководителю лучше разобраться в сложившейся ситуации и принять справедливое решение.

Отказ от написания объяснительной в большинстве случаев приравнивается к признанию вины, что приводит к увольнению или взысканию.

Что же касается юридического значения, то порядок требования объяснительной с провинившегося работника, прописан в трудовом кодексе. Простыми словами его можно описать следующим образом:

1. После того как работник провинился, работодатель должен запросить у него письменное объяснение причин произошедшего.
2. Работнику предоставляется до трёх рабочих дней, чтобы подготовить объяснительную. (статья 193 ТК РФ).
3. Если сроки вышли, а сотрудник так и не предоставил письменного объяснения своего проступка – об этом составляется акт. После этого работодатель требует наказать работника одним из дисциплинарных взысканий. (статья 192 ТК РФ).
4. Когда работодатель получает от подчинённого объяснительную или отказ её писать – для него открываются два варианта дальнейшего развития событий. Первый вариант: он может простить работнику проступок, если посчитает, что к его совершению привели уважительные причины. Вариант второй: в течение месяца с момента обнаружения проступка работодатель может издать приказ о дисциплинарном взыскании. Такой приказ нужно предъявить провинившемуся сотруднику на подписание в течение трёх дней с момента её издания.
5. Провинившийся исполнитель либо соглашается с приказом, либо обжалует его в государственной инспекции труда или в суде.

Даже если работник откажется от ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании – это не сделает документ недействительным.

Основные причины написания объяснительной записки

Если работник не смог в полной мере выполнить должностные обязанности, он должен объяснить, какие причины этому поспособствовали. Это может быть:

• Опоздание к началу рабочего дня. Для подтверждения своей невиновности нелишним будет приложить справку или повестку.

• Невыполнение или некачественное выполнение должностных обязанностей. Это может быть работа, выполненная таким образом, что она вообще не несёт никакой пользы или обременяет других сотрудников.
• Отсутствие на рабочем месте в течение дня. Если это был прогул – работник будет привлечён к дисциплинарному взысканию. Если же не нахождение на рабочем месте обусловлено выполнением поручений начальства или как-либо может быть подтверждено документально, проблем не возникнет.
• Нарушение правил безопасности, приведшее к рискам для самого́ сотрудника, его коллег или всего предприятия.
• Халатное обращение с оборудованием, что привело к повреждению имущества предприятия.
• Исполнение должностных обязанностей в состоянии алкогольного или наркотического опьянения. В этом случае работник обязуется пройти освидетельствование, после чего составляется акт.
• Экономические нарушения/недонесение руководству предприятия о приводящихся работах.

Если руководитель требует от вас написать объяснительную, постарайтесь приложить максимум дополнительной информации и оправдательных документов. В большинстве случаев это помогает избежать наказания.

Каких видов бывают объяснительные записки?

Среди всех объяснительных записок чаще всего встречаются следующие документы:

1. Оправдательного характера. Применяются в том случае, когда сотрудник компании признаёт свою виновность.
2. Пояснительные записки. Составляются, когда нарушению должностных обязанностей поспособствовало стечение обстоятельств, на которые сотрудник никак не мог повлиять. Неправомерные действия также могли быть совершены третьими лицами, о чём также нужно упомянуть.

Как писать объяснительную на работе? Порядок составления документа

Единой типовой формы составления данного документа не существует. Основной акцент сто́ит сделать на изложении хронологии событий и своей версии случившегося. А также обосновать согласие или несогласие с дисциплинарным взысканием.

Стандартный образец объяснительной записки на работе выглядит следующим образом:

1. Шапка – в ней указываются данные об адресате в дательном падеже и отправителе в родительном.
2. Основной текст – должен быть составлен в деловом стиле и содержать сухое изложение фактов и хронологий событий инцидента без риторических отступлений.
3. Объяснение причин – пояснение обстоятельств, что привели к возникновению сложившейся ситуации.
4. Признание вины или аргументированное обоснование невиновности.
5. Приложение документов, что способны подтвердить невиновность сотрудника или снизить тяжесть его провинности.
6. Дата составления документа и подпись автора.

Составляйте документ в двух экземплярах. Один предоставьте начальнику, а второй, после получения отметки ответственного лица, оставьте у себя. Он послужит подтверждением своевременно предоставленной информации о проступке.

Примеры объяснительной записки на работе

Ниже мы рассмотрим несколько вариантов грамотно составленных записок.

Образец объяснительной об опоздании на работу

От менеджера Марины Анатольевны Сидоровой

18 сентября 2015 года я опоздала на работу на 1 (один) час (пришла в 11 часов 00 минут) по причине, что на линии метро Купчино было приостановлено движение поездов. До офиса мне пришлось добираться наземным транспортом, что отняло гораздо больше времени. Прошу принять во внимание, что это моё первое опоздание за 5 лет работы в ООО «Успех».

М. А. Сидорова (подпись).

Образец объяснительной по семейным обстоятельствам

От менеджера Марины Анатольевны Сидоровой

Я, Сидорова Марина Анатольевна, опоздала на 3 часа (три часа) к началу рабочего дня. Причина: заболел мой ребёнок. Утром я разбудила дочь в детский сад и обнаружила, что у неё высокая температура 38.1. Я вызвала скорую помощь и попросила приехать свою маму, так как оставить пятилетнюю дочь одну я не смогла. По приезде скорой ребёнку поставили жаропонижающий укол, а также врачи посоветовали вызвать участкового педиатра. Прилагаю справку, подтверждающую, что моя дочь действительно нуждалась во врачебной помощи.

М.А. Сидорова (подпись).

Образец объяснительной о невыходе на работу

От менеджера Марины Анатольевны Сидоровой

18 сентября 2015 года я ехала на работу на маршрутном такси № 123. В связи с тем, что транспортное средство попало в ДТП, столкнувшись с легковым автомобилем, я получила сильный ушиб и без сознания была доставлена в областную больницу №1. Там мне была оказана первая медицинская помощь. В больнице я пробыла до 20:00 часов. Так как смартфон за это время разрядился – сообщить о неявке у меня не было возможности.

Для подтверждения факта нахождения в больнице прилагаю справку. Прошу учесть моё состояние здоровья и не применять дисциплинарного взыскания.

М. А. Сидорова (подпись).

Образец объяснительной о допущенной ошибке

От бухгалтера Марины Анатольевны Сидоровой

18 сентября 2015 года я оформила поручение на оплату счёта №325 от 17.09.2015. В ходе оформления мной была допущена ошибка при указании реквизитов расчётного счёта получателя средств из-за чего оплата услуг ООО «Аквалайф» поступила с задержкой, и услуги нашему офису были оказаны позже установленного срока. Свою вину признаю, ошибка была допущена мной из-за спешки, связанной с большой загруженностью в течение рабочего дня. Впредь обещаю относиться к заполнению документации с большей внимательностью и не допускать подобных проступков.

М. А. Сидорова (подпись).

Что будет, если отказаться от написания объяснительной записки?

Подчинённый может отказаться от предоставления объяснительной. Наказания или дисциплинарного взыскания за отказ не предусматривается законом.

Руководитель не вправе принуждать сотрудника писать объяснительную. Однако, стоит понимать, что отказ не освобождает служащего от ответственности за совершенное нарушение.

В этом случае руководитель составляет акт об отказе сотрудника в предоставлении письменных объяснений, подписанный двумя свидетелями. Запрос объяснительной – это обязанность руководства. Отказ от её написания – право работника.

Отказ от составления документа – это не всегда разумное решение. Начальство может расценить гордое молчание, как признание того, что проступок был совершён намеренно. Объяснение же причин нарушения трудовой дисциплины с прикреплёнными доказательствами невиновности могут сгладить ситуацию.

Если же конфликт уже разгорелся, несмотря на эмоции обеим сторонам стоит обезопасить свои позиции юридически. Для работодателя этой самой безопасностью может стать запрос объяснений в письменной форме, а для подчинённого – предоставление объяснительной в установленные сроки.

Какую информацию содержит акт об отказе?

Если провинившийся работник отказывается от написания объяснительной записки – работодатель должен составить акт на основании данного факта. Правильное оформление документа во многом определит степень его юридической значимости.

При оформлении стоит использовать форму, установленную требованиями ГОСТа, содержащую следующие реквизиты:

1. наименование организации;
2. заголовок, включающий вид и наименование документа;
3. дата составления акта;
4. регистрационный номер документа;
5. подпись руководителя и двух членов комиссии, что участвуют в составлении акта;
6. гриф утверждения (опционально).

В документе обязательно должно быть изложено нарушение, от объяснения которого отказался работник и причина отказа. Провинившийся сотрудник должен ознакомиться с составленным актом под подпись.

Заключение

Написание объяснительной записки – это не подписание «смертного приговора» что ведёт к неминуемому увольнению. Но всё же стоит приложить максимум усилий, чтобы доказать начальнику свою невиновность или раскаяние в содеянном. В большинстве случаев готовность к диалогу с обеих сторон развеивает сгустившиеся тучи над рабочим местом и налаживает климат в коллективе.

Читайте далее:

Как правильно подобрать кадровое агентство?