Как сделать получить оформить трудовую книжку

Дата публикации 13.03.2023

С 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Работники, которые начали работать до 1 января 2021 года, могут выбрать способ ведения трудовой книжки (причем на электронную трудовую книжку они могут перейти в любой момент, даже если сначала выбрали бумажную трудовую книжку).

Работнику, впервые принятому на работу в 2021 году и позднее, бумажная трудовая книжка не оформляется, а сведения ведутся только в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). При этом уведомлять сотрудника о том, что бумажная трудовая книжка ему не оформляется, работодатель не обязан (письмо Роструда от 15.09.2021 № ПГ/26715-6-1).

Какие сведения будут в электронной трудовой книжке?

В электронной трудовой книжке содержатся те же сведения, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

• Ф.И.О. работника;
• место работы;
• периоды работы;
• должность (профессия, специальность);
• квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
• основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки?

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки. Например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д. Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

• у последнего работодателя;
• по запросу в Социальный фонд России (СФР) или МФЦ;
• в личном кабинете на сайте СФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник, трудовая книжка которого ведется в электронном виде представляет работодателю форму СТД-Р, утв. Минтруда России от 10.11.2022 № 713н (далее – Приказ № 713н).

Если работник решил перейти на электронную трудовую книжку

Работники, желающие перейти на электронную трудовую книжку (даже если ранее они выбирали бумажную трудовую книжку), должны обратиться к работодателю с письменным заявлением (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

После получения от работника такого заявления работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Если заявление было подано менее чем за три рабочих дня до увольнения работника, трудовую книжку нужно выдать ему не позднее дня увольнения (п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок № 320н).

Перед выдачей трудовой книжки работнику нужно сделать в ней запись о переходе на электронную трудовую книжку и заверить ее подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии).

Заполнять трудовую книжку нужно следующим образом (абз. 2 п. 35 Приказа № 320н):

• в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
• в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки работнику;
• в графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• в графе 4 указывается заявление работника с указанием даты и номера его регистрации.

Пример заполнения трудовой книжки:

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Как правильно выдать работнику трудовую книжку для назначения пенсии

Читайте в статье:
Как выдать работнику бумажную трудовую книжку в целях обязательного социального страхования
Что делать, если работник потерял трудовую книжку, и можно ли за это привлечь его к дисциплинарной ответственности

Порядок и условия выдачи бумажной трудовой книжки

По письменному заявлению работника (не позднее трех рабочих дней со дня его подачи) работодатель (специалист по кадрам) должен выдать работнику трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) последнего[1].

В заявлении обязательно должна быть указана причина, по которой работнику понадобилась трудовая книжка (пример 1), и работодатель должен контролировать этот момент.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА
Работница обратилась к работодателю с письменным заявлением, в котором просила прислать ей почтой трудовую книжку. Причину не указала. В ответ на обращение работодатель попросил сообщить цель запроса и указать адрес, по которому направить документ. А также отметил, что трудовую можно получить по адресу работодателя.
Поскольку работница не указала в заявлении, для чего ей нужен оригинал трудовой книжки, работодатель отказал ей в выдаче документа. Работница обжаловала отказ в суде.
Суд признал действия работодателя правомерными и указал на следующее: из норм Трудового кодекса РФ следует, что работодатель должен знать причину, по которой работнику требуется трудовая книжка, поскольку он обязан ее выдать для цели, указанной в ч. 1 ст. 62 ТК РФ: предоставление документа в органы обязательного социального страхования (обеспечения). Оснований для возложения на ответчика в судебном порядке обязанности по выдаче истцу трудовой книжки не имеется.
Апелляционное определение Московского областного суда от 13.11.2019 по делу № 33-37108/2019

Работодатель обязан вести учет трудовых книжек и вкладышей в них[2]. Для этого он самостоятельно разрабатывает книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них[3]. В ней можно предусмотреть отдельные графы, чтобы фиксировать факт временной выдачи работнику трудовой книжки для назначении пенсии («Дата выдачи», «Подпись работника в получении», «Дата возврата»).

Когда СФР вернет работнику трудовую книжку, он обязан не позднее трех рабочих дней возвратить ее работодателю[4].

Поэтому целесообразно, чтобы в заявлении работника о выдаче трудовой была фраза о том, что он обязуется вернуть документ в установленный срок или ознакомлен с этой обязанностью.

К СВЕДЕНИЮ
Трудовой кодекс РФ не определяет конкретный срок (период времени), на который работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку для оформления пенсии. Считаем, что он должен соответствовать сроку, необходимому СФР для оформления пенсии.

[1] Часть 1 ст. 62 ТК РФ. [2] Пункт 39 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее — Порядок № 320н). [3] Пункт 40 Порядка № 320н. [4] Часть 2 ст. 62 ТК РФ.

И. Г. Умяров,
юрист

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 6, 2024.

Узнать больше:

• Трудовая книжка в 2024 году: кому и как оформлять

• Гарантия пенсионных прав, или Что изменилось для пенсионеров в 2024 году

• Запись в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении

Трудовые книжки

Трудовые книжки ведутся работодателями – юридическими лицами и физическими лицами, являющими индивидуальными предпринимателями.

Работодатель – физическое лицо, не являющее индивидуальным предпринимателем, не имеет право производить записи в трудовые книжки.

I. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку его работодателем по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Важно! При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку дистанционного работника при условии ее предоставления им, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с законом трудовая книжка на работника не ведется) (ст. 312.2 ТК РФ).

Важно! Согласно ч. 4 ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). Работодатель вправе потребовать у работника стоимость бланка трудовой книжки и вкладыша. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника 5 рабочих дней (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется).
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Важно! Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок их заполнения утверждены Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
II. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее 5 рабочих дней, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Важно! При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (копию трудовой книжки, заверенную выписку из трудовой книжки) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения). Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ст. 62 ТК РФ).

Важно! Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
III. Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.

Важно! В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) у данного работодателя. В случае, если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте или направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Со дня направления указанных уведомления или письма работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя. Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки или за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности у данного работодателя в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом «а» пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ, и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ..

Важно! По письменному обращению работника, не получившего трудовой книжки после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника, а в случае, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом на работника не ведется трудовая книжка, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, работодатель обязан выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя).
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
В соответствии со ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться, в том числе, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, предоставления сведений о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), внесения в трудовую книжку, в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника.

Трудовая книжка в 2024 году: кому и как оформлять

Читайте в статье:
Могут ли работодатели в 2024 году использовать бланки трудовых книжек и вкладышей старого образца или необходимо закупать новые бланки
Когда и кому нужно оформлять новые трудовые книжки и вкладыши
Как вести учет новых бумажных трудовых книжек

Коротко о главном

С 1 января 2020 года почти все работодатели постепенно перешли на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности (СТД)), но это не значит, что бумажные трудовые остались в прошлом. У многих работников они еще продолжают действовать, и специалисты по кадрам по-прежнему их заполняют[1].

Приказ № 320н (приложение № 1) утвердил новую форму трудовой книжки и форму вкладыша в нее[2].

С 01.01.2023 не действует Приказ Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках». Вместо него ответственные за приобретение, ведение и хранение трудовых книжек руководствуются Порядком, утвержденным Приказом Минфина России № 55н[3].

Можно ли использовать старые бланки

Пунктом 3 Постановления № 1250 предусмотрено, что:

• трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат;
• бланки трудовых книжек и бланки вкладышей в них старого образца действительны, работодатели могут использовать их без ограничения срока.

Получается, списывать и утилизировать неизрасходованные бланки трудовых и вкладышей старого образца не нужно. И пока они не закончатся, нет необходимости закупать новые.

Где приобретать новые бланки

Если же понадобятся новые бланки, следует руководствоваться Приказом Минфина России № 55н, в котором, кстати, нет рекомендаций и упоминания о том, что производством трудовых книжек занимается только АО «ГОСЗНАК» и бланки должны приобретаться только там.

Извлечение
из Порядка, утвержденного Приказом Минфина России № 55н

[…]
5. Обеспечение работодателей бланками трудовых книжек может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее — Распространители).
Изготовление бланков трудовых книжек осуществляется на основании заявок Распространителей.
Сроки изготовления бланков трудовых книжек определяются условиями договоров, заключаемых изготовителем с Распространителями.
6. Для приобретения бланков трудовых книжек работодатели обращаются к изготовителю либо Распространителям, информация о которых размещается на официальном сайте изготовителя в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
7. Доставка работодателям бланков трудовых книжек осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции либо по соглашению изготовителя или распространителя с работодателем.

То есть бланки может выпускать любая организация (официальный распространитель), у которой есть лицензия на производство и реализацию защищенной полиграфической продукции уровня защиты «В»[4]. Выдачей разрешений занимается ФНС России, которая и ведет их реестр.

Когда и кому оформлять бумажную трудовую на бланке нового образца

Тем, кто впервые поступает на работу, бумажные трудовые книжки больше не оформляются. По умолчанию ведутся только СТД в электронной форме.

К СВЕДЕНИЮ
Если работник перешел на СТД у предшествующего работодателя, то при смене места работы вернуться к бумажному формату трудовой нельзя. Законодательство не предусматривает обратного перехода.

Необходимость завести бумажную трудовую книжку на новом бланке может возникнуть только в отношении работников, которые продолжают вести бумажную трудовую, для того, чтобы оформить:

• новую трудовую, если бумажная трудовая книжка отсутствует (например, вследствие утраты, порчи или по другой причине)[5];
• дубликат документа.

Работники, которые в силу определенных обстоятельств не смогли реализовать свое право выбора в части способа ведения трудовой книжки, могут это сделать в 2024 году по основному месту работы или при последующем трудоустройстве. То есть работник, восстановив стаж, может воспользоваться своим правом и перейти на СТД.

[1] Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее — Приказ № 320н; Порядок № 320н). [2] Трудовые книжки нового образца введены в действие с 01.01.2023 (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250; далее — Постановление № 1250). [3] Здесь и далее — Порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. Приказом Минфина России от 11.04.2022 № 55н. [4] Постановление Правительства РФ от 05.11.2020 № 1788 «О лицензировании деятельности по производству и реализации защищенной от подделок полиграфической продукции». [5] Часть 5 ст. 65 ТК РФ.

И. И. Наделяева,
заместитель директора по управлению персоналом

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 4, 2024.

Узнать больше:

• Запись в трудовой книжке о приеме на работу и увольнении

• Трудовая книжка утеряна в 2021 году: как восстановить документ?

Как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу

При трудоустройстве сотрудника на работу ранее делались соответствующие записи в трудовую книжку и готовились иные кадровые документы. С переходом на цифровой носитель произошли изменения.

Наши коллеги из clubtk.ru написали материал: как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу. С их разрешения мы перепечатываем статью полностью. Разбираемся, как заполняется электронная трудовая книжка при приеме, какие особенности ведения существуют.

Как работать с электронной трудовой

Законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ были внесены изменения в ТК в части оформления сведений о трудовой деятельности. С 2024 все работодатели (юридические лица или индивидуальные предприниматели) ведут электронную трудовую книжку, прием и увольнение сотрудников оформляется не на бумаге (ст. 66.1 ТК).

ТК не предполагает материального носителя, реализуется в цифровом виде и содержит сведения, аналогичные бумажному носителю, которые хранятся в базе данных СФР (ранее Пенсионный фонд).

• Определите ответственное лицо за ведение ТК в цифровом виде, прием работника с электронной трудовой книжкой и сдачу отчета ЕФС-1 в СФР. Как правило, таким лицом является кадровик, бухгалтер или иной специалист по решению руководства.
• Издайте приказ о назначении ответственного лица и ознакомьте с ним под подпись.
• Внесите соответствующие изменения в должностную инструкцию и трудовой договор.
• Установите или скачайте на сайте СФР программное обеспечение для сдачи и проверки отчета.

Сведения ЭТК физическими лицами просматриваются через личный кабинет гражданина, сервис Госуслуги, специальные приложения для смартфонов.

Как заполнить электронную трудовую книжку при приеме сотрудника

При приеме на работу сотрудник предоставляет ТК на бумажном носителе, если не принято решение о ведении ЭТК (для сведений до 2021 года), сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, утвержденной приказом Министерства труда и социальной защиты от 10.11.2022 № 713, на основании которых и вносятся данные о трудоустройстве, имеющемся стаже работника (для лиц, которые ведут ЭТК, а также для всех категорий граждан по информации о профессиональной деятельности с 2022 года и позднее).

Сведения о своей профессиональной деятельности застрахованное лицо получает одним из следующих способов:

• у прежнего работодателя;
• через МФЦ;
• в подразделении СФР;
• через портал Госуслуги.

Специалист кадровой службы или иной ответственный сотрудник оформляет прием на работу с электронной трудовой книжкой, как и с бумажным вариантом, – на основании письменного заявления вновь принимаемого работника.

Составляется труд. договор, работник знакомится под подпись с должностной инструкцией и иными локальными актами. Различий в оформлении приема на работу в зависимости от формы ведения ТК для физического лица нет.

Обратите внимание, что сама по себе цифровая ТК кадровиком не заполняется и не ведется.

Работником организации-работодателя при приеме сотрудника с электронной трудовой книжкой передаются данные, отраженные в отчете ЕФС-1, содержащие информацию по кадровому мероприятию, в СФР в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.

А о том, как отразить в ЕФС-1 договор ГПХ узнаете из разбора. И сможете скачать чек-лист с основными моментами.

При сдаче отчетности через коммуникационные системы связи (ЭДО) применяется усиленная квалифицированная электронная подпись, которая выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Список центров размещен на сайте Минцифры.

Нюансы заполнения ЭТК

Электронная трудовая книжка содержит основной перечень информации, который отражается на бумажном аналоге:

• сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС;
• дата кадрового мероприятия: прием, увольнение, перевод, приостановление, возобновление трудовой деятельности;
• место осуществления труд. функции, включая наименование работодателя;
• вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
• занимаемая должность, профессия, специализация, квалификация, структурное подразделение; вид труд. функции;
• код выполняемой работы;
• дата, номер приказа или иного документа-основания;
• основания увольнения.

В чем особенности заполнения и ведения ТК в цифровом виде:

• сведения о награждениях и поощрениях не вносятся в ЭТК. Наличие такой информации важно при получении звания ветерана труда;
• нет информации об образовании до начала труд. деятельности;
• если сведения не переданы работодателем в СФР, информация не отразится в ЭТК;
• отказ сотрудника от перехода на цифровой вид ТК не предполагает освобождения организации от ее ведения в цифровом виде. Просто одновременно с электронной книжкой организация ведет учет и в бумажной варианте;
• лицам, впервые принимающимся на работу, заводят только ЭТК – требование одновременного ведения ТК на бумажном носителе не предусмотрено законом.