Как заверить трудовую книжку

Что такое трудовая книжка, информация, содержащаяся в ней?

В правовых отношениях между работодателями и работниками используется подтверждающий документ. В нем подтверждается наличие отношений двух сторон, отражается данные о квалификации сотрудника и его трудовом стаже. Из документа можно почерпнуть такую информацию:

• Паспортные данные человека (ФИО и дату рождения);
• Рабочую специальность и профессию;
• Наличие должного образования и профессиональных знаний;
• Вид выполняемой работником деятельности;
• Отметки о награждениях, премированиях, воинской службе, принадлежности к силовым структурам;
• Даты принятия на работу, увольнения и переводов на другую должность, прохождения курсов, повышающих квалификацию.

Причины заверения трудовой

Подтвержденная нотариально копия или выписка из нее, является документом, требуемым для принятия определенных решений различными организации и учреждениями. Подобная необходимость возникает при следующих обстоятельствах:

• Оформления банковского кредита (преимущественно требуется при ипотечном кредитовании), когда указанное лицо выступает в качестве заемщика или поручителя по займу;
• Для получения гражданину РФ паспорта иностранного государства;
• Получения визы в консульских учреждениях;
• При оформлении пенсии, субсидии и других выплат от Пенсионного Фонда;
• Усыновление детей, оформление опеки над несовершеннолетними и инвалидами;
• В редких случаях для трудоустройства.

Как проходит процедура заверки трудовой книжки?

• Клиент лично обращается в ближайшую нотариальную контору, имея при себе паспорт и оригинал трудовой книжки (для подтверждения личности обратившегося человека);
• Обозначаются страницы документа, подлежащие нотариальному заверению. Специалист проверяет трудовую книжку на предмет ее подлинности, сравнивает имеющиеся в документе печати и штампы, наличие исправлений, подчисток, отметок сделанных карандашом.

В случае присутствие вышеуказанных недостатков, нотариус откажет в удостоверении копии, а гражданину придется отправляться в отдел кадров компании, выдавшей ему трудовую книжку, для подтверждения правильности имеющихся в ней записей. При соблюдении всех норм и правил, клиент оплачивает стоимость услуги, согласно существующему тарифу и получает на руки заверенную копию. Точная стоимость будет указана специалистом нотариальной конторы в момент приема документов. Процедура заверки не занимает много времени, копия выдается на руки получателю уже в день обращения.

Верность копий документов, выписок из документа, в том числе копий учредительных документов

• Тариф: 10 руб. за страницу
• Оплата: 90 руб. страница

(за страницу копии документов или выписки из них)

Копия трудовой книжки: как заверить по новым правилам

Копия трудовой книжки — это документ, заменяющий оригинал в условиях, когда его нельзя выносить за пределы организации, но нужно предъявить в другом месте. В 2018 году изменились правила оформления копии.

Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 вошли в документооборот со вступлением в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Теперь в случае если документ нужно предоставить в стороннюю организацию, заверяющая надпись будет более объемной. Как именно сделать это правильно — расскажем в статье.

Зачем это нужно

Прежде чем рассматривать образец заверения трудовой книжки, выясним, зачем это может потребоваться. ТК — это документ, который хранится в организации, где ее владелец работает. На руки работнику ее отдают после увольнения (или по письменному заявлению работника, в соответствии со ст. 62 ТК РФ ).

Но бывают ситуации, когда нужно этот документ предъявить. Взять его на время и вынести за пределы работы нельзя. Тут и возникает вопрос, как заверить копию трудовой книжки в 2020 году. Потребуется это в следующих ситуациях:

1. В банк — для подтверждения занятости. Иногда кредитным организациям недостаточно справки по форме банка или 2-НДФЛ для того, чтобы удостовериться в стабильности заемщика.
2. В консульство — для получения визы. Особенно это касается бизнес-поездок.
3. В Управление по вопросам миграции — для получения загранпаспорта. В соответствии с Приказом ФМС РФ № 320 от 15.10.2012, такого требования уже нет. Но иногда сотрудники МВД действуют по старинке и все же требуют документ о занятости.

Новоиспеченным пенсионерам думать о том, как заверить трудовую книжку по новым правилам 2020, необязательно. ПФР все данные о занятости застрахованных лиц собирает в электронном виде и лучше любой ТК расскажет, кто где работал и как долго.

А вот внешним совместителям ксерокопии документов о занятости не нужны. По месту второй работы ее предоставлять не следует. Наоборот, там должны выдать справку и приказ о приеме для предъявления на основной работе. И уже там на основании этих двух бумаг внесут дополнительную запись.

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Теперь вернемся к обновленному ГОСТу. Согласно его правилам, кадровик должен не просто написать слово «Верно» и подкрепить это своими Ф.И.О., должностью и подписью. Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала.

То есть образец заверения копии трудовой книжки 2020 должен содержать такую фразу (это пример с названием организации):

Подлинник документа находится в ООО «Светлый путь» в сейфе, инв. № 8.

В завершение необходимо поставить актуальную дату и печать компании. Все остальные требования, известные кадровику, по-прежнему действуют.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году

Чтобы предоставленная ксерокопия имела юридическую силу, нужно выполнить еще ряд действий:

1. Отсканировать и(или) распечатать все заполненные листы. Изображение должно быть четким, контрастным и легко читаться.
2. Листы желательно пронумеровать и прошить, запломбировав концы нитки сзади. Если это не сделать, потребуется заверение каждой страницы в отдельности.
3. Поставить печать так, чтобы она не перекрывала текст заверяющей надписи.

Отметка «Работает по настоящее время» вполне законна. Проставить ее можно, если работник изъявил такое желание. Однако необходимости в ней нет.

Как оформлять трудовую книжку в 2024 году

Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2021 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 . Новые правила заработали 01.09.2021.

Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

1. Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
2. Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
3. Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить новую трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ . Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003 , упразднены с 01.09.2021.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Правила заполнения трудовой книжки в 2024 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

• оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
• вносить записи в строго установленный срок;
• использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
• вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
• вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
• заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
• уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
• дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
• вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
• подпись работника теперь проставляется только на титульной странице.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Бланк состоит из трех частей:

• титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
• сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа трудовой книжки

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

• Ф.И.О. владельца;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, как в дипломе;
• дата открытия книжки;
• подпись лица, заполнявшего бланк;
• печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2024 году:

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
• внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность. » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений в трудовую книжку

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

• повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
• указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш в трудовую книжку

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

• заполняются личные данные сотрудника;
• проставляется дата;
• заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
• записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

• неповрежденная обложка;
• недопустимо исправление ошибок;
• вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
• если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по центру — слово «Заявление»;
• далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

1. Сделать односторонние копии всех заполненных листов.
2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
3. Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
4. Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Ставим печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
5. Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
6. Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

• Дидух Юлия

2021-09-06 14:23:07

Переход на электронные трудовые книжки многие восприняли болезненно и решили сохранить бумажные документы. Я, например, от бумажной трудовой не отказалась. Ведь в электронный формат данные перевести всегда успеют, тем более они дублируются в ПФР благодаря персонифицированной отчетности. А вы перешли на ЭТК или тоже сохранили бумажную трудовую?

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Мало кто задумывается, для чего нужна копия трудовой книжки, пока ее не требуют. Но как только вы обратитесь к новому работодателю, в банк или за пособием, например, по безработице, вам потребуется такой документ. Причем правильно оформленный, иначе придется его переделывать.

Без письменного заявления работника копию трудовой книжки получить нельзя

Прежде чем рассказать, как правильно заверить трудовую книжку, если работает по настоящее время сотрудник, напомним, что сам документ является собственностью трудящегося. Но временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он обращается к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, обращение составляют произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление составляют от руки или с помощью компьютера. В последнем случае важно подписать заявление лично.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки:

Работодатель вправе прописать в локальных нормативных актах иную форму обращения. В таком случае нужный бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам. Дополнительно есть возможность прописать, кому направлять заявление. К примеру, если подлинник документа находится в отделе кадров, логично обращаться напрямую к начальнику отдела, а не в секретариат.

Причины для обращения за копией разные — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. И если в разработанной на предприятии форме заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ расценивают это как нарушение законодательных норм.

Рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. И не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки.

Все документы предоставляют бесплатно. Отказаться их предоставить работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Как заверить копию бумажной трудовой книжки по новому ГОСТу

Разберем пошагово, что надо сделать, и покажем, как заверить копию трудовой книжки: образец 2024 года, которую работодатель ведет на бумажном носителе.

1. Отсканировать и распечатать все заполненные листы, начиная с титульного.

2. На каждом листе текст разрешено печатать только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его примут не во всех организациях.

3. Проверьте, что текст после печати четкий и легко читаемый.

4. Пронумеруйте и прошейте листы, как это делают нотариусы. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.

5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это делает лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.

6. На основании п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно» («Копия верна»), затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.

7. Отметку о заверении дополняют записью, где подлинник трудовой книжки находится, если документ готовится для предоставления в другую организацию. В том же ГОСТ Р 7.0.97-2016 дается и корректная надпись, которую надо использовать кадровику, — «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год». Эта надпись необходима, чтобы проинформировать о месте хранения оригинала получателя копии.

8. По правилам ГОСТа, есть особый способ, как заверить трудовую книжку в 2024 году, — с использованием специального штампа.

Вот пример штампа, который допустимо использовать для заверения:

9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Но в РФ некоторые компании освобождены от обязанности использовать круглые печати, и они физически не могут их проставлять. Заверенные ими документы имеют такую же силу, даже если печать не стоит.

10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.

11. В некоторых случаях работники просят написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, и делать такую запись допустимо.

Все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Банки, ПФР и иные организации вправе вводить собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Учитывая правила ГОСТа, покажем, как заверить копию трудовой книжки для банка по новым правилам в 2024 году. Этот же вариант актуален при заверении документа для любых других компаний и учреждений.

Частые ошибки при удостоверении копий бумажных трудовых книжек

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад, и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, распечатайте образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, и держите всегда под рукой.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания:

• из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно ставить печать так, чтобы она не мешала;
• сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит;
• нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия;
• при внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ признают недействительным и вернут человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист заново сканируют, распечатывают и вносят верные сведения;
• не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли вести учет выдачи копий трудовых книжек работников. Используйте эти инструкции бесплатно.

Где еще получить заверенную копию

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя — в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он с паспортом обращается к нотариусу. В нотариальной конторе заверят копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Нотариус вправе делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом заверяет трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию. Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость уточняйте в конкретной нотариальной конторе.

Полезно знать, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Как получить копию, если трудовая книжка электронная

С 2021 года все вновь поступающие на работу граждане не получают бумажные трудовые книжки, им заводят электронные. Но даже если ваш стаж уже большой, к началу 2021 года всем предлагали определиться, хотят ли они вести сведения о трудовой деятельности на бумаге или согласны на электронную книжку. Даже если работник не соглашался, от работодателя требовали перенести все данные в специальную информационную базу ПФР, и в Фонде есть возможность получить копию электронной трудовой книжки.

Самый простой вариант — зайти на сайт Госуслуги, выбрать категорию «Работа и занятость», затем строку «Выписка из электронной трудовой книжки». В течение нескольких минут после запроса (кнопка «Получить выписку») придет электронный документ со сведениями о вашей трудовой деятельности, подписанный усиленной цифровой подписью. Выглядит он так:

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока действует заверенная работодателем или нотариусом, полученная на портале госуслуг копия трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях устанавливают определенные требования. Обычно «срок годности» документа — не более 30 дней. При обращении за крупными суммами потребуют копию, подготовленную в течение 3-14 дней.

Если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземпляр, сделанный ранее, уже недействителен. Его надо переделывать.

Штраф за отказ подготовить и предоставить копию трудовой книжки работнику

С учетом ст. 62 ТК РФ , выдать по заявлению работника копии документов, связанных с его профессиональной деятельностью, — обязанность работодателя. Если руководство отказывается это сделать либо затягивает сроки подготовки документов, сотрудник вправе обратиться в ГИТ. Инспекторы посчитают это нарушением законодательства и смогут привлечь и должностное лицо, и саму организацию к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ . Штраф по ней для ИП и должностных лиц — от 1000 до 5000 рублей, а для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.

На основании Федерального закона № 70-ФЗ от 26.03.2022, вступившего в силу с 06.04.2022, запрещено наказывать компанию, если за допущенное правонарушение уже привлекли к административной ответственности ее должностное лицо. Этот же закон предусматривает смягчение наказания для малых и микропредприятий. По КоАП РФ, им грозят штрафы как ИП, а не как обычным юрлицам.

Дополнительно: как вести трудовые книжки

• Мотрой Алена

2022-05-04 08:54:49

Даже если подлинник трудовой книжки находится не у работодателя, а в компании, которая ведет кадровую деятельность, заявление на оформление копии вы подаете руководителю. И за допущенные ошибки тоже придется отвечать ему.

2023-06-13 13:55:24

Ну и откуда вы взяли, что без письменного заявления работника копию трудовой книжки получить нельзя? Работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки работнику по его запросу, даже без письменного заявления. Это указано в статье 66 ТК. КИ у вас тут нигде не сказано, что работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки бесплатно, а не за дополнительную плату. Это также указано в Трудовом кодексе РФ.

2023-06-15 08:14:02

Интересно, а как быть, если работник потерял свою трудовую книжку, а восстановление занимает много времени? Можно ли в таком случае получить заверенную копию без оригинала?

2023-06-15 09:27:36
Милочка, С чего вы получите копию, если оригинал потерян? Не совсем понятно, о чем конкретно речь
2023-06-16 08:22:58

как получить копию трудовой книжки, если работодатель отказывается ее предоставить, а письменного заявления от меня нет?

2023-06-16 10:37:00
кристофф, Для начала написать заявление на предоставление копии 🙂 Отказать работодатель не вправе
2023-06-19 12:40:54

А на основании чего утвердлаете, что без письменного заявления работника копию трудовой книжки получить нельзя? Давайте вспомним статью 66 ТК РФ, там прямо сказано, что работник имеет право на ознакомление с записями в своей трудовой книжке и на получение копии этих записей. При этом работодатель обязан предоставить копию трудовой книжки работнику в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления работника. Таким образом, письменное заявление работника не является обязательным условием для получения копии трудовой книжки. Путаете людей, уважаемые авторы!

2023-06-20 11:05:58

Сегодня как раз столкнулся с вопросом, о котором тут в статье. Я работаю кадровиком, и вот пришел новый сотрудник с электронной трудовой. Согласно нашему регламенту, надо получить заверенную копию, но столкнулся с проблемой — в организации, где он работал до нас, ему сказали, что электронную копию заверить не могут. В статье есть пункт «Как получить копию, если трудовая книжка электронная», но там не очень понятно о заверении. Так вот и вопрос: можноли заверить копию электронной трудовой, и если да, то как это сделать?

2023-06-20 11:10:55

Фома Обломов, выж сами себе противоречите, то надо, то не надо — вы определитесь, а то что надо было знакомить с записями в трудовой было написано в 225 пп рф, в действующем приказе 320н такого требования нет

2023-06-20 11:11:54

просто начальник, чем вам оригинал формы стд р не угодил? в конце концов то что работник получает через госуслуги заверено электронной подписью

2023-06-21 11:13:34

просто начальник, Да, копию электронной трудовой книжки можно заверить. Порядок примерно следующий:

1. Сотрудник должен подать заявление на получение выписки из электронной трудовой книжки у предыдущего работодателя.

2. Предыдущий работодатель выдает сотруднику выписку на бумажном носителе с подписью руководителя и печатью организации. Это будет заверенной копией электронной трудовой книжки.

3. Сотрудник предъявляет эту выписку новому работодателю.

Если предыдущий работодатель отказывается выдать такую выписку, сотрудник вправе обратиться в трудовую инспекцию по месту работы.

Можно ли заверить копию трудовой книжки, которую ранее отдали работнику?

03.08.2023 распечатать Работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Мы ему выдали ее на руки. Можем ли мы после этого сделать заверенную копию трудовой по его просьбе? А если он попросит ее заверить до того момента, как мы внесли запись в трудовую книжку и выдали ему ее на руки?

Если трудовая книжка не хранится в вашей организации, заверить ее копию работодатель не может. Часть 1 ст. 62 ТК РФ устанавливает, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. Это правило касается и трудовой книжки.

• слово «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• его собственноручная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата заверения копии;

если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год»), и заверяется печатью организации.

Из приведенных положений ГОСТ следует, что заверение копии документа возможно только при наличии подлинника этого документа.

Кроме того, до сих пор действует Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

В абз. 4 п. 1 этого документа также сказано, что: «на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации».

В рассматриваемой ситуации трудовая книжка у работодателя уже отсутствует, поэтому осуществить изготовление и заверение ее копии у него нет возможности. Полагаем, что заверение копии трудовой книжки до момента, когда в нее была внесена соответствующая запись и она была выдана сотруднику на руки, фактически является указанием не реальной, а ложной даты изготовления копии документа.

Подпишитесь на «Практическую бухгалтерию» со скидкой 25%. Вас ждут подарки: 3 месяца доступа к журналу + 3 месяца доступа к «Алгоритмам для бухгалтера» + доступ к сайту Buhgod.ru.

Такие действия будут нарушать требования перечисленных выше нормативных правовых актов. В данной ситуации вы можете выдать сотруднику по его письменному заявлению СТД-Р в бумажном или электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).