Нужен ли инн при трудоустройстве

Для начала следует пояснить, что ИНН – это документ, представляющий собой идентификационный номер любого лица, имеющего статус налогоплательщик. Еще одно его название – свидетельство о постановке на учет. И физические и юридические лица в нашей стране обязаны платить налоги, то есть, все они являясь налогоплательщиками в РФ имеют этот документ.

Но как быть, если ИНН нет на руках, а вы в ближайшее время планируете устроиться на работу, или работодатель уже требует с вас эту бумагу? Могут ли отказать в приеме на работу и можно ли устроиться на работу без ИНН? Обо всем этом рассказываем здесь.

Какие документы требуется предоставить, устраиваясь на работу?

Сама по себе процедура трудоустройства достаточно сложная с определенной точки зрения и важная, как для нанимателя, так и для будущего сотрудника. Здесь как бы две стороны медали: кандидату надо проследить за тем, чтобы организация работодателя была компанией, которая осуществляет свою деятельность легально, а работодателю, в свою очередь важно, чтобы соискатель имел все необходимые документы для оформления в соответствии с правилами закона. Таким образом, обе стороны подвергаются определенного рода рискам.

Что сказано относительно документов в ТК РФ? В ст. 65 ТК РФ дан исчерпывающий перечень документов, которые потребуется предоставить гражданину, официально устраиваясь на работу:

1 документ – любой из документов, посредством которого возможно удостовериться в личности гражданина. Практически всегда это – паспорт. В целом, по закону, подходящим вариантом могут служить и водительские права.

Как уже было сказано выше, работодателю это нужно для того, чтобы удостовериться в том, что кандидат на должность является реальным человеком.

2 документ – трудовая книжка. Она нужна в случаях, когда человек уже имеет определенный опыт работы. Если соискатель уже успел где-то поработать, то в трудовой будет указана вся необходимая информация о предыдущем месте работы, стаже, причинах «расставания» с бывшим нанимателем и тому подобном. Если же кандидат заключает трудовой договор впервые, то обязанностью нанимателя будет оформление ему трудовой. Стоит отметить, что трудовую могут не предъявлять граждане, устраивающиеся по совместительству.

На практике может произойти и так, что гражданин не может предъявить трудовую, например, если она утеряна. Тогда по заявлению кандидата на трудоустройство, в обязанности работодателя входит оформление ему новой трудовой.

3 документ – СНИЛС. С момента, когда государственное страхование стало обязательным, СНИЛС стал документом, обязательным для предъявления при трудоустройстве.

4 документ воинского учета. Военнообязанные и подлежащие призыву на воинскую службу лица, должны предъявить соответствующие документы.

5 документ об образовании и квалификации (школьный аттестат, диплом о среднем профессиональном или высшем образовании, сертификаты о прохождении курсов и тому подобное). К данной категории документов относятся все официальные бумаги, свидетельствующие о возможности и готовности соискателя выполнять работу.

Так как в перечисленном списке отсутствует пункт касаемо ИНН, то возникает вопрос как можно ли устроиться на работу без ИНН, законно ли это? ТК РФ запрещает работодателям требовать от будущих сотрудников любые документы, которые не вошли в указанный выше перечень, в котором как раз таки нет указания на обязательное предоставление ИНН.

Зачем и когда нужен ИНН тем, кто устраивается на работу?

Те, кто хоть раз видели ИНН, представляют, что этот документ имеет свой числовой реквизит. Он используется инспекторами ФНС для расчета и взимания налогов, сборов и пошлин. Так, система сводит к минимуму какие-либо ошибки и путаницу между налогоплательщиками, имеющими одинаковые имена, фамилии и отчества. Получение ИНН вызвано той или иной необходимостью. Документ может быть оформлен гражданином любого возраста. Чаще всего ИНН оформляется, когда нужно:

1. Зарегистрироваться в качестве ИП.
2. Устроиться на работу.
3. Купить недвижимость.
4. Совершить сделку с имуществом и во множестве других случаев.

Стоит сразу оговориться и отметить, что некоторые организации вправе включать ИНН в число обязательных к предъявлению документов при трудоустройстве.

ИНН имеют как граждане, так и организации, на которых лежит обязанность по уплате налогов в бюджет. Для тех, кто работает официально, это НДФЛ. Налог рассчитывается относительно размеру зарплаты, и бухгалтера организации-работодателя каждый месяц должны направлять на счет ФНС фиксированные 13% от размера заработной платы сотрудника.

Как уже было указано со ссылкой на законодательство, установлен официальный перечень сведений, которые необходимо предоставлять соискателям при приеме на новое место работы. Среди этих документов пункт об обязательном предъявлении ИНН отсутствует. Это означает, что никому из граждан не может быть отказано в трудоустройстве по той причине, что у кандидата на должность нет ИНН.

Тем не менее, существующее письмо ФНС № 11-2-06/0733 обязывает налоговые службы отказывать в приеме деклараций у тех предприятий, на которых трудятся граждане без данного документа.

Обратите внимание! Если гражданин желает устроиться на госслужбу, то ему придется встать на учет в качестве налогоплательщика и получить ИНН. В данном случае такое требование к кандидату вполне и регламентировано ФЗ № 79.

Это важно знать! Отсутствие ИНН в остальных случаях никаким образом не является препятствием к трудоустройству на производство.

Если за соискателем закреплен этот реквизит (был получен, но на момент трудоустройства соискателя принимают на работу без ИНН на руках), информация уточняется в территориальном органе по месту проживания. То есть, гражданин может устроиться на работу без ИНН, но зная его номер. В случае отсутствия ИНН (то есть в ситуации, когда документ никогда не оформлялся), работодатель не вправе принуждать к получению ИНН.

Среди обязательных к предоставлению при трудоустройстве бумаг в соответствии с ТК РФ ИНН не числится в данном перечне, поэтому наниматель не вправе обязывать нового сотрудника принести этот документ. Однако, часто случается, что при трудоустройстве на то или иное предприятие, руководство просит предъявить номер ИНН. У такого требования есть простое объяснение: налоговая может не принять ежегодный отчет от предприятия до тех пор, пока в нем не будет всех данных о сотрудниках.

Сами налоговики предлагают решить такую «конфликтную» ситуация двумя способами:

1. Согласиться на оформление ИНН.
2. Предоставить письменный отказ от получения данного документа.

Выбирая второй способ, наниматель освобождает себя от обязанности требования с сотрудника этого документа. В свою очередь бухгалтер предприятия вписывает в отчетную декларация информацию о том, что гражданин оформил официальный отказ от получения ИНН.

Вам также будет интересно:

Можно ли устроиться без ИНН и СНИЛС?

При приеме на работу кадровики всегда требуют с новых сотрудников определенный пакет документов. И часто происходит так, что нового сотрудника вводят в заблуждение, поскольку не все документы из озвучиваемого списка считаются обязательными к предоставлению с точки зрения закона. Чаще всего, отзывая в приеме на работу, из-за отсутствия той или иной бумаги, работодатель поступает неправомерно. И в частности, из-за отсутствия у трудоустраиваемого ИНН.

В отличие от СНИЛС, о котором уже было сказано ранее, этот документ не обязательно предоставлять при приеме на новое место работы.

Насколько полезной оказалась эта статья?

Средний рейтинг 5 / 5. Всего голосов: 15

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

В соответствии со ст. 65 ТК РФ («Документы, предъявляемые при заключении трудового договора») паспорт относится к обязательным документам, которые работник должен предъявить работодателю. В случае, если в процессе кадрового делопроизводства, по оформлению трудовых отношений работодатель понял, что в комплекте документов, предъявленных работником, отсутствует паспорт, он должен запросить недостающий документ у сотрудника.
Если по каким-либо причинам паспорт у работника отсутствует, лицо, поступающее на работу, может предъявить иной удостоверяющий личность документ. Перечень таких документов установлен п. 16 ст. 2 Федерального закона от 12.06.2002 г. N 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».
Документ, заменяющий паспорт гражданина, — документ, удостоверяющий личность гражданина, выданный уполномоченным государственным органом. На территории Российской Федерации для граждан Российской Федерации такими документами являются:
— военный билет, временное удостоверение, выдаваемое взамен военного билета, или удостоверение личности (для лиц, которые проходят военную службу);
— временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации, выдаваемое на период оформления паспорта в порядке, утверждаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти;
— документ, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, по которому гражданин Российской Федерации осуществляет въезд в Российскую Федерацию в соответствии с федеральным законом, регулирующим порядок выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию (для лиц, постоянно проживающих за пределами территории Российской Федерации);
— справка установленной формы, выдаваемая гражданам Российской Федерации, находящимся в местах содержания под стражей подозреваемых и обвиняемых, в порядке, утверждаемом уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.
Для иностранных граждан, указанных в пункте 10 статьи 4 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ (иностранные граждане, постоянно проживающие на территории соответствующего муниципального образования), — документ, удостоверяющий право иностранного гражданина на постоянное проживание в Российской Федерации в соответствии с федеральным законом, регулирующим правовое положение иностранных граждан в Российской Федерации.
За пределами территории Российской Федерации документами, заменяющими паспорт гражданина Российской Федерации, являются документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, по которым граждане Российской Федерации осуществляют въезд в Российскую Федерацию, а также иные документы, по которым граждане Российской Федерации вправе пребывать на территории иностранного государства в соответствии с международным договором Российской Федерации

Таким образом, при приеме на работу взамен отсутствующего паспорта можно потребовать любой из вышеуказанных документов, а при получении работником паспорта оформить изменение сведений (одним из способов: или путем составления соглашения, или внесения изменений в текст договора). Процедура внесения измененных сведений в трудовой договор трудовым законодательством не регулируется.

На Официальном сайте ФМС России, есть сервис, позволяющий осуществить проверку действительности паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации http://services.fms.gov.ru/info-service.htm?sid=2000
Непредставление работником перечисленных в ст. 65 ТК РФ документов является основанием для отказа работодателем в заключении с ним трудового договора.

Предоставление ИНН при приеме на работу.

Часто, при ведении кадрового делопроизводства, работодатели при заключении трудового договора с работником требуют, чтобы последний представил свидетельство о присвоении ИНН (идентификационного номера налогоплательщика). Этот документ не включен в перечень документов, которые работник обязан предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ).

Поэтому отсутствие у работника свидетельства о присвоении ИНН не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора.
При приеме на работу, организация не вправе требовать представления физическим лицом копии свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства, в котором указан его ИНН.
Если сотруднику (гражданину России) уже присвоен ИНН, но он его не знает (не помнит), организация может уточнить его через электронный сервис на официальном сайте ФНС России www.nalog.ru («Электронные услуги»/»Узнай свой ИНН») https://service.nalog.ru/inn.do

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
К таким документам, например, относятся: медицинское заключение о состоянии здоровья, автобиография, данные о месте рождения, местах работы (учебы) и месте жительства отца (матери), мужа (жены), сына (дочери), родного брата (родной сестры) или лица, на воспитании которого находился соискатель/работник (Федеральный закон от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации»), справка из налогового органа о представлении сведений об имущественном положении (Положение о правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденное Указом Президента РФ от 05.06.2003 N 613), уведомление или свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, сведения о своих доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей по форме, установленной законодательством Российской Федерации (Федеральный закон от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации») и т.д.
Из приведенных норм следует, что обязанность представления документа, подтверждающего присвоение физическому лицу ИНН, законодательно возложена лишь на лиц, поступающих на службу в органы внутренних дел.
При заключении трудового договора с работниками, не относящимися к вышеописанной категории, в силу отсутствия в ТК РФ и иных нормативных актах упоминания о представлении документа, подтверждающего присвоение физическому лицу ИНН, требовать копию последнего неправомерно. Отказ в трудоустройстве по причине непредставления указанного документа неправомерен и работник его легко оспорит в суде.
Рекомендации по заполнению формы 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20_ год», утвержденные Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@, разъясняют, что в п. 2.1 «ИНН» справки о доходах по форме 2-НДФЛ указывается идентификационный номер налогоплательщика — физического лица. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.
Таким образом, при отсутствии у работника ИНН данный пункт справки о доходах по форме 2-НДФЛ заполнять не следует (управление федеральной налоговой службы по г. Москве письмо от 18 марта 2011 г. N 20-14/3/025669@).
Изложенные правила распространяются как на граждан РФ, так и на иностранных граждан (п. 2 ст. 11, ст. 19 Налогового кодекса РФ, п. 1 ст.

7 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).
Следует отметить, что налоговый орган не вправе отказать работодателю в приеме представляемой в налоговый орган отчетности, если, например, в справке 2-НДФЛ не указан идентификационный номер налогоплательщика по причине его отсутствия. В то же время отсутствие у работника ИНН не является основанием для неуплаты ЕСН и неудержания у него НДФЛ.

Как оформить прием на работу в 2024 году

Оформить прием на работу нужно не позднее трех дней с фактического допуска к труду (ст. 67 ТК). В 2024 году бизнесу важно учитывать некоторые нюансы этой процедуры, особенно те, что связаны с подтверждением стажа и электронными трудовыми книжками.

Обязательные этапы

1. Человек пишет заявление о приеме на работу, прилагая необходимую документацию.
2. Работодатель ( его уполномоченный представитель, чаще — кадровик ) оформляет прием на работу, составляя необходимые документы.

Какие документы можно потребовать

Закон устанавливает перечень документов, которые работодатель вправе требовать у соискателя ( ст. 65 ТК ):

• Документ, удостоверяющий личность ( как правило, это паспорт ).
• Трудовую книжку — бумажную или форму СТД-Р ( полученную от прежнего работодателя ) или форму СТД-ПФР ( получить её можно в ПФР или через Госуслуги ). Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку , то бумажную имеет смысл попросить для ознакомления, например, чтобы убедится в достаточном стаже по профессии.
• Документы воинского учета ( для военнообязанных ).
• Диплом ( иной документ об образовании ).
• СНИЛС — если он имеется. Если нет (с 2019 ПФР их не оформляет, и сотрудник, начавший трудовую деятельность в 2019 году и позже, уже не имеет СНИЛСа в привычной форме ), то требуется документ по форме АДИ-РЕГ ( утв. постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п ).

Если это необходимо в силу нормативных требований, запрашивается справка об отсутствии судимости ( например, для трудоустройства в образовательные учреждения ).

Подчеркнем: это рамочный, открытый перечень . В зависимости от обстоятельств или категории трудящихся могут потребоваться и иные документы, в частности:

• патент, разрешение на работу, полис ДМС, вид на жительство ( для иностранцев );
• водительское удостоверение ( для шоферов, курьеров );
• справка об отсутствии наказаний за употребление наркотиков и психотропных веществ ( для работы в сфере транспорта );
• личная медицинская книжка ( для общепита, торговли ).

Нужно ли требовать свидетельство о постановке на учет в качестве налогоплательщика?

ТК ничего не говорит об этом, но, конечно, будет нелишним запросить свидетельство об ИНН. На самом деле работодателю достаточно просто самого номера, но велика вероятность ошибок. Например, при передаче СЗВ-М в ПФР нужно указывать ИНН, если номер не верный, отчет могут не принять или потребуют уточнить.

Поэтому стоит убедится, что указан точный номер, глядя в само свидетельство о присвоении ИНН.

Заметим, что налоговики не имеют права отказать налоговому агенту в приеме представляемой отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах — получателях доходов не указан ИНН по причине его отсутствия ( письмо МНС от 27.02.2001 № БГ-6-12/169@ ).

Нужно ли заявление о приеме?

Для оформления в коммерческую организацию заявление о приеме на работу не является обязательным, но этот документ подтверждает должность, которую будет занимать работник, и дату, начиная с которой он приступает к труду. Этот документ упрощает оформление кадровых документов.

Другие документы

Свидетельства о рождении детей необходимы, если гражданин желает получать такие меры, как вычеты по НДФЛ, гарантии и компенсации для родителей.

Также работодатель вправе потребовать представить сведения о себе, необходимые работодателю и территориальному органу ФСС для выплаты страхового обеспечения ( ч. 13 статьи 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ ).

Если вы принимаете на работу бухгалтера, заместителя руководителя, директора по торгам, иного уполномоченного, разъездных, удаленных сотрудников, то не забудьте оформить сертификат КЭП!

Электронная подпись от Такском — залог эффективной работы в соответствии с законом. Выпускаем как классические на токене, так и мобильные подписи.

Оформление приема на работу

Нового сотрудника следует ознакомить под роспись с локальными нормативными актами:

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением об оплате труда, премировании;
• правилами хранения и обработки персональных данных и проч. ( ч. 3 ст. 68 ТК ).

Обязательным является ознакомление с трудовым договором , его подписание ( ст. 61 ТК ), а также вручение одного экземпляра работнику.

В течение трех дней со дня фактического допуска к работе издается приказ о приеме на работу ( ст. 68 ТК ), который подписывается обеими сторонами. Вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку , в том числе если об этом просит совместитель.

На основании представленных сведений на работника заполняется личная карточка Т-2, если предприятие их ведет.

КЭДО от Такском в три раза снизит нагрузку на кадровую службу, в пять раз ускорит обработку документов, на 80% сократит расходы на документооборот, на 100% исключит потерю документов. Подключайтесь!

О тех, кто поступает на работу впервые

Еще в 2020 году многие отказались от бумажных трудовых книжек. С 2021 года бумажные трудовые книжки не оформляются сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые ( п. 8 статьи 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ ).

Для такого сотрудника процесс оформления на работу выглядит так:

• заключаем трудовой договор;
• издаем приказ о приеме на работу;
• знакомим с приказом работника под подпись;
• не позднее следующего рабочего дня представляем в ПФР форму СЗВ-ТД, код «ПРИЁМ»;
• при необходимости оформляем на работника личную карточку.

Подчеркнем, что те, кто устраиваются на работу с 1 января 2021, не вправе выбирать между бумажной или электронной трудовой книжкой.

Что бухгалтер должен знать об ИНН работника

При участии Наталья Бокова

Вопрос об ИНН работников приобрел особую остроту в конце 2015 года (см. «ФНС: присланные через интернет справки 2-НДФЛ, в которых не указан ИНН работников, приниматься не будут» и «ФНС: отсутствие ИНН работника не является основанием для отказа в приеме справки 2-НДФЛ»). В настоящей статье мы ответим на следующие вопросы. Что такое ИНН и в каком порядке он присваивается? Как самостоятельно получить этот номер? Может ли человек отказаться от присвоения ему ИНН?

Обязан ли работник предъявлять при трудоустройстве свидетельство о постановке на налоговый учет? Не возникнет ли у бухгалтера, который не знает ИНН сотрудника, проблем при сдаче отчетности в налоговую инспекцию и в Пенсионный фонд? Ответы на эти и другие вопросы — в нашей сегодняшней статье.

Получение ИНН

ИНН присваивается физическому лицу при первичной постановке на учет в качестве налогоплательщика (п. 9 Порядка, утв. приказом ФНС России от 29.06.12 № ММВ-7-6/435@; далее — приказ № ММВ-7-6/435@):

• по месту жительства;
• по месту пребывания (при отсутствии у физлица места жительства в РФ);
• по месту нахождения недвижимого имущества или транспортного средства (при отсутствии у физлица места жительства или места пребывания в РФ).

Инспекция по месту жительства физлица поставит его на налоговый учет на основании сведений, переданных госорганами (в частности, ФМС России), либо на основании заявления самого физлица (п. 7 ст. 83 НК РФ, п. 16, 21 Порядка, утв. приказом Минфина России от 05.11.09 № 114н; далее — приказ № 114н). Чтобы встать на учет в инспекцию по месту пребывания, нужно подать заявление (п.

7.1 ст. 83 НК РФ). И в том, и в другом случае заявление составляется по форме № 2-2-Учет (приложение № 6 к приказу ФНС России от 11.08.11 № ЯК-7-6/488@). Представить такое заявление можно разными способами:

• лично (в том числе через представителя);
• направить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
• переслать через сайт ФНС (для полноценного использования сервиса нужно иметь усиленную квалифицированную электронную подпись).

Помимо указанного заявления необходимо представить оригиналы или заверенные копии документов, удостоверяющих личность физлица и подтверждающих его регистрацию по месту жительства или по месту пребывания (п. 22 — 26 Порядка, утв. приказом № 114н).

Срок рассмотрения заявления зависит от способа его представления. Если человек обратился в ИФНС лично (или через представителя), то инспекция поставит физлицо на налоговый учет в течение пяти дней со дня получения указанных выше документов. В этот же срок налоговики должны выдать или направить свидетельство о постановке на учет, в котором и будет указан ИНН.

Если же документы направлены по почте или через сайт ФНС, то инспекция сначала должна проверить содержащиеся в них сведения. В частности, для этой цели налоговики обратятся в органы, осуществляющие регистрацию (миграционный учет) физических лиц. В течение пяти дней со дня получения подтверждения достоверности сведений инспекция должна присвоить человеку ИНН и направить свидетельство о постановке на учет (абз.

1 п. 2 ст. 84 НК РФ).

Отметим, что особенности учета в налоговых органах физических лиц — иностранных граждан, не являющихся ИП, утверждены приказом Минфина России от 21.10.10 № 129н. Также см. «ФНС сообщила, как иностранным работникам получить ИНН».

Отдельно остановимся на вопросе присвоения ИНН физлицу, которое не имеет в России места жительства (места пребывания), но при этом на него зарегистрировано недвижимое имущество или транспортные средства. В этом случае человек признается плательщиком налога на имущество или транспортного налога. Налоговики обязаны самостоятельно (на основании сведений, переданных соответствующими госорганами) поставить физлицо на учет в качестве налогоплательщика указанных налогов и, соответственно, присвоить ему ИНН. Заявление физлица в этом случае не требуется (абз. 4 п. 2 ст.

84 НК РФ).

Важно отметить: законодательство РФ не дает человеку права отказаться от присвоения ему ИНН по каким-либо личным соображениям. Как сообщается в письме Минфина России от 10.04.15 № 03-02-07/1/20387, вопрос о правомерности присвоения физлицам ИНН неоднократно рассматривался судами. Так, Конституционный суд РФ в определении от 10.07.03 № 287-О отметил, что требование пункта 7 статьи 84 НК РФ о наличии ИНН не нарушает свободу совести и вероисповедания и не затрагивает конституционные права граждан.

А Верховный суд РФ указал, что ИНН применяется исключительно в целях налогового учета, не может отождествляться с именем человека, не содержит в себе информацию личного характера (решение от 30.05.2000 № ГКПИ00-402).

Заполните и сдайте справки 2‑НДФЛ по новой форме через интернет Сдать бесплатно

Нужно ли требовать ИНН при приеме на работу?

Перечень документов, необходимых для оформления трудовых отношений, приведен в статье 65 Трудового кодекса РФ. В частности, в нем названы паспорт, документы об образовании, трудовая книжка, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования. А вот свидетельство о постановке на учет в налоговом органе не значится в перечне документов, предъявляемых при трудоустройстве.

Поэтому работодатель может попросить у работника принести свидетельство, в котором указан ИНН, но не вправе отказать кандидату в заключении трудового договора по причине отсутствия такого свидетельства.

Если сотрудник при оформлении на работу в организацию представил свидетельство о постановке на налоговый учет, то присвоенный ему ИНН нужно вписать в трудовой договор. Но если работодателем выступает индивидуальный предприниматель, то указывать ИНН в трудовом договоре необязательно. Таково требование абзаца 4 части 1 статьи 57 ТК РФ.

Как узнать ИНН работника?

Как было сказано выше, ИНН должны иметь все физические лица, которые состоят на налоговом учете. И если при трудоустройстве работник не предъявил свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, то это еще не означает, что у сотрудника нет ИНН.

Работодатель может самостоятельно проверить наличие у работника ИНН с помощью сервиса «Узнать свой/чужой ИНН» на сайте ФНС России. Для этого нужно ввести в специальную форму персональные данные сотрудника. Однако имейте в виду, что указанный сервис может не выдать сведения об ИНН, присвоенном физлицу.

Например, такое может произойти, если у человека изменились реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. В такой ситуации сервис предложит ввести реквизиты прежнего документа, однако работодатель может не располагать такой информацией.

Примут ли справку 2-НДФЛ и форму СЗВ-М без ИНН?

Напомним, что в разделе 2 справки 2-НДФЛ предусмотрено поле: «ИНН в Российской Федерации» (см. «Начала действовать новая форма справки 2-НДФЛ: что изменилось»). Однако в порядке заполнения справки 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@) прямо сказано, что «при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется». Кроме этого, согласно утвержденному формату для передачи справки 2-НДФЛ в электронном виде, такой реквизит как ИНН является необязательным.

Также поле для отражения ИНН предусмотрено в разделе 4 новой формы ежемесячной пенсионной отчетности (форма СЗВ-М; утв. постановлением правления Пенсионного фонда от 01.02.16 № 83п). При этом из пояснений к самой форме следует, что ИНН указывается только в том случае, если страхователю известен этот номер (см. «Форма СЗВ-М: как заполнить и сдать новую форму для ежемесячной отчетности в ПФР»).

Следовательно, если работодатель не располагает данными об ИНН работника (например, если не удалось выяснить этот номер через сайт ФНС), то соответствующие поля в справке 2-НДФЛ и в отчете СЗВ-М можно не заполнять (см. «ФНС: отсутствие ИНН работника не является основанием для отказа в приеме справки 2-НДФЛ»). Но не исключено, что в будущем ИНН физических лиц станет обязательным реквизитом в названных формах отчетности.

Штрафы за недостоверный ИНН

Указание в справке 2-НДФЛ некорректного ИНН (номера, присвоенного иному физическому лицу) является основанием для штрафа, предусмотренного статьей 126.1 Налогового кодекса. Сумма штрафа составит 500 рублей за каждый документ с недостоверными сведениями (см. «За неверный ИНН в справке 2-НДФЛ налоговый агент может быть оштрафован на 500 рублей»).

Также штрафом в 500 рублей будет наказываться внесение недостоверных сведений в форму СЗВ-М. Эту сумму придется заплатить за каждого работника, в отношении которого сообщены неверные данные, в том числе ИНН (ч. 4 ст.

17 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Таким образом, бухгалтеру нужно внимательно следить за тем, чтобы указанные в отчетности идентификационные номера налогоплательщиков были правильными и действующими. Также см. «ФНС России рекомендует налоговым агентам принять меры по актуализации персональных данных физлиц».

Если работник имеет два ИНН и другие ситуации

В заключение рассмотрим несколько вопросов, связанных с получением ИНН, которые довольно часто возникают на практике. Как быть, если налоговики по ошибке присвоили физлицу второй персональный номер? Надо ли менять ИНН и получать новое свидетельство о постановке на учет, если человек потерял выданное ранее свидетельство, переехал на новое место жительства или изменил фамилию?

Ответы на эти вопросы нужно знать не только работнику, но и бухгалтеру.

Работник имеет несколько ИНН

У физического лица может быть только один ИНН (единый на всей территории РФ по всем видам налогов и сборов) (п. 7 ст. 84 НК РФ). Поэтому перед тем, как поставить человека на налоговый учет по какому-либо основанию (например, по месту нахождения объекта недвижимости), инспекция должна убедиться, что у физлица отсутствует ИНН, чтобы избежать ситуации повторного присвоения этого номера.

Однако на практике физлица иногда получают два (или более) ИНН. Например, такое может произойти, если человек, который проживает в одном регионе и состоит на налоговом учете по месту жительства, приобретает недвижимость в другом регионе. Инспекция по месту нахождения недвижимости, получив сведения о регистрации прав на эту недвижимость, поставит физлицо на учет.

Если при этом в базе ИНН не будет актуальной информации о наличии у физлица персонального номера, налоговики присвоят ему ИНН, в результате чего произойдет «задвоение» номера. Из-за двух ИНН может возникнуть путаница при начислении личных налогов, а также сложности с заполнением налоговой отчетности.

В подобной ситуации у человека должен остаться только один ИНН. Остальные номера налоговики обязаны признать недействительными (подп. 3 п. 20 Порядка, утв. приказом № ММВ-7-6/435@). Однако отметим, что в законодательстве не предусмотрен четкий алгоритм действий на этот случай.

В частности, не сказано, что именно нужно предпринять, чтобы налоговики признали номер недействительным.

Поэтому если бухгалтеру стало известно, что у работника есть два ИНН, то имеет смысл сообщить такому сотруднику о том, что один из номеров является лишним и порекомендовать обратиться в налоговую инспекцию с заявлением об аннулировании этого номера. На наш взгляд, такое заявление можно подать как в инспекцию по месту жительства, так и в ту инспекцию, которая выдала второе свидетельство о постановке на налоговый учет (со вторым ИНН). Скорее всего, инспекторы оставят в силе тот номер, который был присвоен первым (как правило, это номер, полученный в ИФНС по месту жительства).

В любом случае налоговики должны сообщить человеку о том, какой номер останется действующим. Именно этот номер нужно будет использовать в дальнейшем, в том числе при заполнении справки 2-НДФЛ и формы СЗВ-М. Также бухгалтер сможет проверить, какой из номеров признан недействительным с помощью сервиса «Недействительные ИНН физических лиц» на сайте ФНС России (перейти на страницу этого сервиса можно через раздел «Электронные сервисы»; далее по номеру можно узнать, числится ли он в базе недействительных ИНН того или иного региона).

Утрата свидетельства

Если человек потерял свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, то он может получить повторное свидетельство в инспекции по месту жительства (месту пребывания) (разд. 1.2 Основных принципов организации работы по регистрации и учету юридических лиц и физических лиц, утв. приказом МНС России от 22.07.04 № САЭ-3-09/436@). Госпошлина в таком случае составит 300 рублей (подп. 132 п. 1 ст.

333.33 НК РФ). Новый ИНН при повторной выдаче свидетельства не присваивается.

Смена места жительства

Если человек переехал на новое место жительства, то свидетельство о постановке на учет в налоговом органе менять не нужно. ИНН остается прежним (п. 29 и 35 Порядка, утв. приказом № 114н).

Изменение персональных данных

ИНН сохраняется и в том случае, если изменились фамилия, имя, отчество, пол, дата или место рождения. В любой из перечисленных ситуаций физлицо может получить новое свидетельство о постановке на налоговый учет, в котором будет указан присвоенный ранее ИНН (п. 36 Порядка, утв. приказом № 114н).

Однако, как сообщается на сайте ФНС, получение нового свидетельства в таких случаях необязательно.