Самой частой причиной смены фамилии является заключение брака. Закон не содержит требования о составлении приказа при смене фамилии. Чтобы привести в порядок кадровые документы, вполне достаточно паспорта с измененной фамилией и свидетельства о браке.
Однако приказ нужен для кадровой службы и бухгалтерии работодателя. О том, как составить этот документ, изложено в нашей статье.
Издание приказа при смене фамилии законодательством не предусмотрено. Но для того чтобы работодатель смог внести изменения в персональные документы сотрудника, поменявшего фамилию, его рекомендуется составить.
Форма заполнения приказа может быть произвольной. Однако одного устного заявления о смене фамилии для составления приказа недостаточно.
Основанием для издания приказа станут оригиналы документов, подтверждающих смену личных данных. Такими документами являются:
- паспорт, в котором указана новая фамилия;
- свидетельство о заключении брака.
Не будет лишним и заявление работника об изменении фамилии. Хотя по закону оно необязательно, но этот документ станет дополнительным основанием для издания приказа об изменении фамилии. К тому же в заявлении работник сможет указать причину смены фамилии, а также реквизиты подтверждающих документов.
Для оформления смены фамилии работника рекомендуем придерживаться следующего алгоритма.
1. Попросить работника написать заявление о смене фамилии. Форма документа произвольная.
В заявлении нужно указать причину изменения фамилии и реквизиты документов, подтверждающих это событие (паспорт, свидетельство о регистрации брака).
2. Издать приказ о смене фамилии.
3. В случае ведения трудовой книжки внести в нее запись об изменении фамилии (ч. 2 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для этого нужно аккуратно зачеркнуть прежние данные и вписать новые.
Реквизиты подтверждающих документов необходимо указать на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Их потребуется заверить подписью работодателя или ответственного за ведение книжек лица, а также печатью организации или кадровой службы. Это требование следует из п. 2.3 инструкции по заполнению трудовых книжек.
4. Внести изменения в трудовой договор. Эти изменения вносятся по усмотрению работодателя, так как законодательно они не требуются.
Если наниматель решит их учесть, нужно оформить соответствующее дополнительное соглашение.
5. Отразить изменения в личной карточке работника. Для этого прежние сведения нужно зачеркнуть одной чертой и вписать новые данные.
Эту информацию необходимо заверить подписью работника кадровой службы, а также поставить дату заверки.
Если фамилию меняет директор, дополнительно потребуется:
- подать заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ, если директор — иностранный гражданин. Форма заявления утверждена Приказом ФНС РФ от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@. Если директор — гражданин России, сведения об изменении фамилии регорган внесет самостоятельно на основе данных, полученных от МВД РФ (ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ, п. 10 положения о паспорте гражданина РФ). Для проверки можно запросить выписку из ЕГРЮЛ;
- уведомить банк о смене фамилии, чтобы внести изменения в карточку с образцами подписей. Для этого нужно заполнить специальный бланк и приложить к нему копию нового паспорта руководителя (п. 7.11 инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И);
- уведомить контрагентов в случае, если такое условие есть в договорах с ними. Для этого нужно составить письмо в произвольной форме. В нем следует указать дату изменения фамилии и отправить затем документ контрагентам.
Если фамилию меняет главный бухгалтер, подпись которого есть в карточке с образцами подписей, к общему алгоритму потребуется добавить лишь информирование банка. Для этого необходимо оповестить банк письмом, приложив к нему новую карточку с образцами подписей и оттиском печати, а также копию нового паспорта главбуха (п. 7.11 инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И).
Уведомлять при этом ИФНС не потребуется, поскольку НК РФ не предусматривает подачу таких сведений.
Заявление об изменении фамилии – необязательный документ. Закон не требует его подачи работодателю. Но лучше все же попросить работника его заполнить, чтобы было дополнительное основание для издания приказа о смене фамилии. Форма заявления произвольная.
Например, можно составить документ по следующему образцу.
Генеральному директору ООО «Омега»
от главного бухгалтера Красоткиной Л.И.
Заявление
В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Петровой на Красоткину прошу внести изменения в кадровые документы.
- копия свидетельства о заключении брака;
- копия паспорта.
Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак
Приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак – это распорядительный документ, на основании которого изменяются личные данные сотрудника во всех имеющихся трудовых бумагах. Процедура предусматривается определённое процессуальное оформление.
Смена фамилии
Смена фамилии сотрудником или сотрудницей предприятия всегда влечёт за собой определённое количество бумажной работы для работников кадровой службы. Им придётся внести изменения в трудовую книжку, трудовой договор, личную карточку и иные бумаги, в которых фигурирует ФИО молодожёна. Основанием для внесения правок послужит письменное заявление от лица на имя руководителя организации.
В обращении необходимо запросить изменение фамилии и приложить к нему копию паспорта, а также свидетельство о браке, выданное в ЗАГС.
Внесение изменений в трудовой договор
Если с внутренней документацией работника на предприятии всё более-менее просто, то вот в трудовой договор внести изменения в нарушение определённой процедуры нельзя. Дело в том, что смена фамилии не подразумевает изменения лица в договоре, однако требует определённых правок. Изменять трудовое соглашение нельзя, но можно составить и подписать к нему дополнительное соглашение.
Официальную бумагу так же, как и сам договор, должны подписать работник и работодатель.
Трудовая книжка
Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчётности. Работать с такого рода документами допускают только квалифицированных и опытных сотрудников. Обычно на предприятии этим занимается начальник кадровой службы.
По общему правилу вносить правки в трудовую нельзя, тем более запрещено делать это несанкционированно. Речь может пойти о возбуждении уголовного дела, так как ситуация подпадает под подделку документов.
На практике кадровик аккуратно зачёркивает текущую фамилию, прописанную в трудовой, и рядом пишет новую. На оборотной стороне обложки оставляется ссылка на приказ руководителя.
Основание и обоснование
Любой приказ руководителя фирмы должен иметь под собой основание и обоснования. Без этих двух элементов распоряжение не будет иметь юридической силы.
Под первым принято понимать законодательную основу принятия решения, выраженную в ссылке на какой-либо документ, нормативно-правовой акт. В нашем случае необходимо сослаться на письменное заявление сотрудника (ФИО, дата) с приложенными к нему бумагами (копия паспорта, свидетельство из ЗАГС).
В качестве обоснования необходимо прописать действительную причину принятия решения. Здесь оставляем фразу «в связи с вступлением в брак». Аналогичная процедура будет и в случае развода.
Изменится только формулировка.
Кто пишет приказ
В теории написать приказ может абсолютно любой работник компании, имеющий общее представление о составлении распорядительной документации. Крайне редко руководитель берёт эту обязанность на себя. На практике задача в устной форме поручается кому-то из подчинённых.
Это может быть юрист, секретарь, кадровик или бухгалтер. Всё зависит от конкретного случая. Было бы логично доверить написание настоящего приказа кадровику, так как работа с личной документацией сотрудников входит в его прямые обязанности.
Форма документа
Органы государственной власти в настоящий момент не предъявляют особых требований к распорядительной документации организаций. Приказ о смене фамилии, как и многие другие официальные бумаги из этой категории, может быть написан в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Более того, организация вправе самостоятельно разработать собственный шаблон и использовать его на постоянной основе.
Смена фамилии – довольно-таки частое явление.
Отметим, что свободная форма распоряжения в свою очередь предъявляет к его содержанию определённые требования. Речь идёт о следующих моментах:
- деловой стиль языка;
- обозначение реквизитов (дата, место, номер);
- подписи всех упомянутых в тексте лиц за ознакомление с содержанием;
- расшифровка автографов;
- наличие основания и обоснования.
Написать текст можно одним из двух доступных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки и машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор делает ответственное за составление лицо с оглядкой на особенности документооборота на предприятии. Необходимо учесть, что вариант написания текста не может отразиться на юридической силе официальной бумаги.
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Первый шаг – обозначение реквизитов. В шапке приказа прописываем полное наименование предприятия-работодателя со ссылкой на его организационно-правовую форму. Этих сведений будет достаточно, так как официальная бумага носит внутренний характер.
Далее присваиваем распоряжению уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Второй шаг – мотивировка. Здесь необходимо обозначить имеющиеся основания и обоснование. Ссылаемся на полученное заявление, копию паспорта и свидетельство о браке.
Третий шаг – утверждение распоряжений. С красной строки пишется слово «приказываю» и по пунктам перечисляются следующие моменты:
- изменить фамилию сотрудника во всех документах. Нет необходимости оставлять полный перечень, так как кадровик знаком с процедурой;
- подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжения на одного из подчинённых. Эти обязанности может взять на себя руководитель лично.
Примерный образец
Как только все распоряжения будут отданы, можно переходить к подписанию. Свои автографы на официальной бумаге должны оставить все лица, упомянутые в тексте. Главная подпись принадлежит, конечно же, директору.
Приказ подлежит хранению в архиве организации в течение установленного законом срока (не менее 5 лет). По факту истечения этого периода времени документ может быть уничтожен.
Скачать документы:
- Бланк приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак
- Образец приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак
Кадровые вопросы: если сотрудница сменила фамилию
Итак, одна из сотрудниц организации вышла замуж и поменяла фамилию. Теперь нужно сменить ее персональные данные в учете, оформить новый СНИЛС и изменить сведения на титульном листе трудовой книжки. Далее обо всем по порядку.
Заявление о смене фамилии
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
СНИЛС
Также при смене фамилии придется поменять страховое пенсионное свидетельство, то есть СНИЛС. На нем указаны персональные данные гражданина, поэтому документ нужно обновить. Речь идет о самой карточке — номер лицевого счета останется прежним.
Получить новый СНИЛС сотрудница может, самостоятельно обратившись в отделение ПФР, либо через работодателя. При обращении в орган ПФР старое свидетельство изымут, а взамен выдадут новое.
Издание приказа
Теперь пришла пора издать приказ о смене фамилии сотрудницы. Опять же, закон не устанавливает для этого приказа какой-то определенный формы, поэтому его можно составить на собственное усмотрение. Вместе с тем в статье 9 закона 402-ФЗ приведены обязательные реквизиты, которые должны содержаться в приказе. Не углубляясь в детали, предлагаем примерную форму такого документа:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Ромашка»
Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!
о внесении изменений в учетные документы в связи со сменой фамилии сотрудника
г. Москва 12.02.2018
На основании свидетельства о браке Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы, паспорта гражданина РФ и личного заявления работника
изменить в учетных документах фамилию менеджера Сидоровой Марии Ивановны на фамилию Петрова.
Генеральный директор /И.И. Иванов/
В приказе можно дополнительно указать, кому из сотрудников кадровой службы поручается его исполнение, и кто должен за этим проследить. Сотрудницу следует ознакомить с документом под подпись.
Исправление фамилии в трудовой книжке
В трудовую книжку сотруднице также следует внести изменение. Порядок таков:
- старая фамилия перечеркивается одной чертой;
- рядом вносится новая;
- на форзаце поясняется причина исправления со ссылкой на документ-основание.
Такой порядок установлен пунктом 2.3 Инструкции из постановления Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 и пунктом 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.
Страничка с измененными данными сотрудницы будет выглядеть так:
Запись о смене фамилии на внутренней стороне обложки следует удостоверить подписью специалиста, который внес изменения, и печатью (при наличии).
Немного об ответственности
Контур.Норматив — справочно-правовая система!
С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:
- Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
- В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
- Ознакомить работника с этими документами под подпись.
Если соблюсти эти три условия, то работника можно будет привлечь к ответственности за неисполнение обязанности информировать работодателя об изменении персональных данных.
Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно получить с него достоверную информацию об имени, адресе, паспортных данных и образовании. Также желательно обязать его сообщать работодателю об изменении этих данных, например, в пятидневный срок.
Как выполняется запись в трудовой книжке об изменении фамилии на основании свидетельства о заключении брака?
При изменении паспортных данных возникает необходимость замены других документов или внесения в них определенной записи. Документация, не отражающая актуальные персональные данные о гражданине, становится недействительной. Чаще всего с такой ситуацией сталкиваются женщины, сменившие фамилию после замужества.
- 1. В каких случаях в трудовой меняется фамилия?
- 2. Правила и этапы внесения изменений
- 3. Какие документы являются основанием для внесения поправок в трудовую книжку?
- 4. В какие еще документы необходимо внести изменения?
- 5. Как делается запись при повторном браке?
- 6. Как исправить сделанную неправильно запись?
- 7. Видео по теме статьи
- 8. Комментарии посетителей по теме статьи
В каких случаях в трудовой меняется фамилия?
Самыми распространенными причинами для смены фамилии являются замужество и развод. После получения официального свидетельства из загса сотруднице необходимо уведомить о произведенных изменениях в персональных данных администрацию предприятия, где она осуществляет профессиональную деятельность, и предоставить сотруднику кадровой службы копию полученного документа.
Согласно установленному порядку, предусматривающему корректировку информации о работниках, существует два обстоятельства, влияющих на возможность поменять фамилию в трудовой книжке:
- если работником изменена фамилия или другие персональные данные, внесение соответствующей корректировки в трудовую производится кадровиком предприятия (учреждения, организации), где осуществлял профессиональную деятельность работник во время получения официального акта в государственном органе;
- если отметка об изменении персональных данных в трудовой книжке до момента увольнения работника не была проставлена, то разрешается производить запись об актуальных персональных данных на следующем месте трудовой деятельности.
Правила и этапы внесения изменений
Внесение изменений в трудовую книжку регламентируется «Инструкцией о ведении и хранении трудовых книжек». Данный документ считается основным пособием для работы сотрудников отдела кадров в любой организации. В нем подробно описан порядок действий при проставлении отметки о смене фамилии и представлен образец заполнения книжки:
- Внесение исправлений в строку для фамилии, расположенную на первом листе трудовой после обложки. Прежнюю фамилию зачеркивают ровной линией, а новую вписывают рядом или располагают сверху над зачеркнутой строкой.
- На внутренней стороне обложки вписывают основные данные свидетельства о браке (разводе), полученного в загсе. Запись должна вноситься компактно, чтобы осталось свободное место для данных следующего документа, если повторится факт смены личных данных. Также экономия места позволит произвести и другие аналогичные исправления.
- Под отметкой о реквизитах свидетельства о заключении брака сотрудник кадровой службы подтверждает правильность указанной информации подписью с расшифровкой. На корректировке ставится печать предприятия. Оттиск печати не должен закрывать произведенную запись.
- Отметка должна быть написана разборчиво, не допускаются исправления и подчистки при ее проставлении.
ЧИТАЕМ ТАКЖЕ: образец приказа о смене фамилии сотрудника в связи с заключением брака
Какие документы являются основанием для внесения поправок в трудовую книжку?
В качестве снования для изменения личных данных в трудовой книжке сотрудник предприятия должен предоставить специалисту по кадровому делопроизводству заявление и копии документации, подтверждающей необходимость замены паспортных данных. Такими документами являются:
- паспорт гражданина РФ;
- документ о рождении;
- официальный акт о заключении (расторжении) брака;
- иные документы, полученные в государственных органах.
Заявление может быть напечатано на принтере, печатной машинке или написано от руки. В правом верхнем углу указывается фамилия, имя и отчество руководителя предприятия, его должность, а также данные и должность сотрудника.
В тексте в произвольной форме излагается просьба сотрудника внести изменения, подтвержденные документами, в личное дело.
Также в заявлении указывается перечень документов, послуживших основанием для обращения. На заявлении работника ставится виза руководителя предприятия, после чего оформляется приказ об исправлении личных данных.
В какие еще документы необходимо внести изменения?
Помимо трудовой книжки изменение паспортных данных работника отражается в его личной карточке и трудовом договоре. В большинстве компаний сотрудники по кадровому делопроизводству при смене работником фамилии или иных паспортных данных оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору либо перезаключают его.
Некоторые работодатели вносят изменения в имеющийся трудовой договор, руководствуясь при этом статьей 57 Трудового кодекса. Однако согласно данной статье работодатель вправе вносить поправки в основные документы лишь в случае фиксирования недостающих данных. Изменение фамилии к данной ситуации не относится.
Изменение данных в личной карточке производится несколькими способами:
- Если основанием для смены фамилии послужило замужество, прежняя фамилия перечеркивается ровной линией, а новая пишется рядом или над ней. На внутренней стороне формуляра указываются реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки. Запись утверждается печатью и подписью ответственного сотрудника с расшифровкой и датой корректировки
- Специалист по кадровому делопроизводству заводит новую личную карточку для сотрудника, сменившего фамилию (имя, отчество). На старой карточке при этом производится отметка о замене.
Как делается запись при повторном браке?
В случае смены фамилии при заключения сотрудницей компании повторного брака процедура оформления документов в личном деле состоит из тех же этапов, что и при смене девичьей фамилии.
Если причиной изменения фамилии является повторный брак с одним и тем же человеком, основанием для корректировки служит свидетельство о браке. Этот факт должен быть упомянут в тексте корректировки. Также необходимо указать основные реквизиты документа.
Как исправить сделанную неправильно запись?
В инструкции о заполнении трудовых книжек содержится информация об исправлении ошибочных записей, но она не относится к титульному листу брошюры. Согласно 26 пункту инструкции фамилию работника можно изменить, основываясь на сведениях из полученных документов, имеющих юридическую силу, но вопрос ошибочных записей в данном документе не рассматривается.
При допущении ошибок в написании фамилии в трудовой книжке, которая выдается впервые, она уничтожается, а вместо нее заводится новая. При этом работодатель должен оплатить покупку нового экземпляра трудовой. Если книжка содержит неверные записи, оформленные на предыдущих местах профессиональной деятельности сотрудника, изменения вносятся с пометкой «исправленному верить».
Правильность корректировки подтверждается подписью и печатью.